Was macht ein*e Auftragsmanager*in und worauf müssen Sie achten?
Die Rolle des Auftragsmanager*in ist zentral für die erfolgreiche Abwicklung von Projekten innerhalb eines Unternehmens. Diese Position erfordert nicht nur ein tiefes Verständnis der Kundenanforderungen, sondern auch die Fähigkeit, diese Anforderungen in detaillierte, umsetzbare Pläne zu übersetzen. Der Auftragsmanager*in dient als Schnittstelle zwischen den Kunden und den internen Teams, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf das gleiche Ziel hinarbeiten.
Ein*e erfolgreiche*r Auftragsmanager*in zeichnet sich durch hervorragende Kommunikationsfähigkeiten aus und kann effektiv zwischen verschiedenen Abteilungen vermitteln. Sie oder er ist verantwortlich für die Überwachung des Projektfortschritts, die Einhaltung von Budgets und Zeitplänen sowie die Qualitätssicherung der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen. Diese Rolle erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu managen.
Die Fähigkeit, Risiken zu identifizieren und proaktiv zu managen, ist ebenfalls entscheidend. Der Auftragsmanager*in muss in der Lage sein, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und Lösungen zu entwickeln, um diese zu bewältigen. Dies erfordert sowohl analytisches Denken als auch Kreativität, um innovative Lösungen zu finden.
Darüber hinaus spielt der Auftragsmanager*in eine wichtige Rolle bei der Pflege von Kundenbeziehungen. Durch regelmäßige Kommunikation und Feedback-Schleifen stellt der oder die Verantwortliche sicher, dass die Kunden mit den Ergebnissen zufrieden sind und dass alle Erwartungen erfüllt oder übertroffen werden. Dies trägt zur langfristigen Kundenzufriedenheit und -bindung bei.
Anforderungen an eine*n Auftragsmanager*in
- Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Projektmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Projekt- oder Auftragsmanagement.
- Erfahrung im Umgang mit Projektmanagement-Tools wie MS Project oder Trello.
- Ausgezeichnete Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeiten.
- Fähigkeit, in einem dynamischen und schnelllebigen Umfeld zu arbeiten.
Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch
Operative und situative Fragen
- Können Sie ein Beispiel nennen, bei dem Sie ein Projekt erfolgreich innerhalb eines engen Zeitrahmens abgeschlossen haben? Welche Strategien haben Sie angewandt?
- Wie gehen Sie mit unerwarteten Änderungen in den Kundenanforderungen um, die während eines Projekts auftreten?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie ein Team durch ein besonders herausforderndes Projekt geführt haben. Was war der Schlüssel zum Erfolg?
- Wie priorisieren Sie Aufgaben, wenn Sie mit mehreren gleichzeitig laufenden Projekten konfrontiert sind?
- Erzählen Sie von einem Mal, als Sie ein Budget überschreiten mussten. Wie haben Sie die Situation gemeistert?
Rollenspezifische Fragen
- Wie stellen Sie sicher, dass alle Projektbeteiligten über die aktuellen Entwicklungen informiert sind?
- Welche Tools oder Methoden nutzen Sie, um die Projektfortschritte zu verfolgen und zu berichten?
- Wie gehen Sie vor, wenn es zwischen verschiedenen Teams zu Meinungsverschiedenheiten kommt?
- Was sind Ihrer Meinung nach die wichtigsten Fähigkeiten, die ein*e Auftragsmanager*in besitzen sollte?
- Wie integrieren Sie Kundenfeedback in laufende Projekte, um die Ergebnisse zu optimieren?
Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit
- Wie würden Ihre Kollegen Ihre Arbeitsweise beschreiben?
- Was motiviert Sie, jeden Tag zur Arbeit zu gehen?
- Wie gehen Sie mit Stress und Druck um, insbesondere in arbeitsintensiven Phasen?
- Welche Rolle spielt Teamarbeit in Ihrem Arbeitsstil?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie eine schwierige Entscheidung treffen mussten. Wie sind Sie vorgegangen?
Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Auftragsmanager*in teilnehmen?
Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.
Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.
Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.
Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?
Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.
