Was macht ein*e Vorstandsreferent*in und worauf müssen Sie achten?
Eine Vorstandsreferent*in spielt eine entscheidende Rolle in der Unterstützung der Geschäftsführung. Diese Position ist verantwortlich für die Organisation, Koordination und Kommunikation zwischen dem Vorstand und anderen Unternehmensbereichen. Sie fungiert als rechte Hand der Vorstandsmitglieder und sorgt dafür, dass deren strategische und operative Ziele effizient umgesetzt werden.
In dieser Rolle ist es wichtig, dass die Vorstandsreferent*in ein tiefes Verständnis für die Geschäftsprozesse und -strategien des Unternehmens besitzt. Sie ist dafür verantwortlich, wichtige Informationen zu analysieren und aufzubereiten, um fundierte Entscheidungen zu unterstützen. Darüber hinaus ist sie oft an der Vorbereitung von Präsentationen und Berichten beteiligt, die in Vorstandssitzungen genutzt werden.
Eine weitere zentrale Aufgabe ist die Planung und Koordination von Meetings und Veranstaltungen, bei denen die Vorstandsreferent*in als zentrale Kommunikationsschnittstelle agiert. Zu den täglichen Aufgaben kann auch die Verwaltung des Terminkalenders des Vorstandes gehören, um sicherzustellen, dass alle Prioritäten korrekt gesetzt und eingehalten werden.
Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, sind exzellente organisatorische Fähigkeiten, ein hohes Maß an Diskretion und die Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten, unerlässlich. Zudem sollte die Vorstandsreferent*in über ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügen, um effektiv mit verschiedenen Interessengruppen innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu kommunizieren.
Anforderungen an eine*n Vorstandsreferent*in
- Abgeschlossenes Studium in Betriebswirtschaft, Management oder einem verwandten Fachgebiet.
- Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in der Unterstützung von Führungskräften.
- Exzellente organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.
- Erfahrung in der Erstellung und Analyse von Berichten und Präsentationen.
- Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, diskret mit sensiblen Informationen umzugehen.
Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch
Operative und situative Fragen
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie unter hohem Zeitdruck eine wichtige Aufgabe für die Geschäftsführung erledigen mussten. Wie sind Sie damit umgegangen?
- Wie würden Sie vorgehen, um sicherzustellen, dass die Termine und Prioritäten des Vorstands korrekt verwaltet werden?
- Erzählen Sie von einem Projekt, bei dem Sie mehrere Stakeholder koordinieren mussten. Wie haben Sie die Kommunikation und Aufgabenverteilung gemeistert?
- Wie gehen Sie vor, wenn Sie feststellen, dass Informationen zwischen verschiedenen Abteilungen nicht effizient fließen?
- Stellen Sie sich vor, ein Vorstandsmitglied benötigt kurzfristig eine Präsentation für ein wichtiges Meeting. Wie organisieren Sie sich, um dies zu gewährleisten?
Rollenspezifische Fragen
- Welche Erfahrungen haben Sie in der direkten Zusammenarbeit mit der Unternehmensführung?
- Wie stellen Sie sicher, dass die strategischen Ziele des Vorstands in Ihren täglichen Aufgaben berücksichtigt werden?
- Welche Tools und Techniken nutzen Sie, um Informationen effizient zu sammeln und zu analysieren?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um, die Ihnen in Ihrer Rolle zugänglich sind?
- Beschreiben Sie Ihre Erfahrung in der Vorbereitung von Berichten und Präsentationen für Vorstandssitzungen.
Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit
- Wie würden Ihre Kolleg*innen Ihre Arbeitsweise beschreiben?
- Welches Feedback haben Sie in der Vergangenheit von Vorgesetzten erhalten und wie haben Sie darauf reagiert?
- Was motiviert Sie, in einer unterstützenden Rolle für die Geschäftsführung zu arbeiten?
- Wie gehen Sie mit Stress und Druck in Ihrer Arbeit um?
- Welche Werte sind Ihnen in Ihrer beruflichen Tätigkeit besonders wichtig?
Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Vorstandsreferent*in teilnehmen?
Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.
Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.
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Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?
Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.
