Was macht ein*e Projektkoordinator*in und worauf müssen Sie achten?
Die Rolle eines*einer Projektkoordinator*in ist entscheidend für den Erfolg von Projekten innerhalb eines Unternehmens. Projektkoordinator*innen sind verantwortlich für die Planung, Umsetzung und Nachverfolgung von Projekten, um sicherzustellen, dass diese fristgerecht und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Teams und Stakeholdern zusammen, um Projektziele zu definieren und zu erreichen.
Projektkoordinator*innen sind oft die zentrale Anlaufstelle für Kommunikation und Koordination innerhalb eines Projektes. Sie sorgen dafür, dass alle Beteiligten informiert sind und die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stehen. Diese Rolle erfordert ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten.
Ein*e Projektkoordinator*in muss in der Lage sein, Risiken zu identifizieren und proaktiv Lösungen zu entwickeln, um Probleme zu verhindern oder zu beheben. Sie überwachen den Fortschritt des Projekts und berichten regelmäßig an Projektleiter*innen oder Managementteams.
Diese Rolle erfordert auch starke zwischenmenschliche Fähigkeiten, da Projektkoordinator*innen häufig mit einer Vielzahl von Menschen kommunizieren müssen, von technischen Teams bis hin zu Führungskräften. Der Erfolg eines*einer Projektkoordinator*in hängt stark von der Fähigkeit ab, effektiv zu kommunizieren, zu verhandeln und zu delegieren.
Anforderungen an eine*n Projektkoordinator*in
- Erfahrung im Projektmanagement und in der Koordination von Projekten unterschiedlicher Größe und Komplexität
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu handhaben
- Kenntnisse in gängigen Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello oder MS Project
- Fähigkeit zur effektiven Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern auf allen Ebenen des Unternehmens
- Erfahrung in der Analyse von Projektdaten und der Berichterstattung an Führungskräfte
Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch
Operative und situative Fragen
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie ein Projekt unter hohem Zeitdruck koordinieren mussten. Wie sind Sie vorgegangen?
- Wie priorisieren Sie Aufgaben, wenn Ihnen mehrere dringende Projekte gleichzeitig zugewiesen werden?
- Erzählen Sie von einem Projekt, das nicht wie geplant verlief. Was haben Sie unternommen, um die Situation zu retten?
- Wie gehen Sie mit Teammitgliedern um, die ihre Aufgaben nicht rechtzeitig erledigen?
- Beschreiben Sie eine Herausforderung, die Sie in einem Projekt erlebt haben, und wie Sie diese bewältigt haben.
Rollenspezifische Fragen
- Welche Erfahrungen haben Sie in der Koordination von Projekten in ähnlichen Branchen gesammelt?
- Wie würden Sie den Erfolg eines Projekts messen und welche KPIs haben Sie in der Vergangenheit verwendet?
- Welche Projektmanagement-Tools haben Sie genutzt und welches bevorzugen Sie?
- Wie stellen Sie sicher, dass alle Projektbeteiligten auf dem gleichen Stand sind?
- Wie integrieren Sie Feedback von Stakeholdern während des Projektverlaufs?
Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit
- Wie würden Ihre Kolleg*innen Ihre Arbeitsweise beschreiben?
- Wie gehen Sie mit Stress und viel Druck um?
- Welche Ihrer persönlichen Stärken helfen Ihnen am meisten in Ihrer Arbeit als Projektkoordinator*in?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie kreativ denken mussten, um ein Problem zu lösen.
- Wie motivieren Sie sich selbst und Ihr Team in schwierigen Phasen eines Projekts?
Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Projektkoordinator*in teilnehmen?
Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.
Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.
Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.
Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?
Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.
