Was macht ein*e Projektassistent*in und worauf müssen Sie achten?
Die Position der Projektassistent*in ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf von Projekten innerhalb eines Unternehmens. Diese Rolle unterstützt Projektmanager und Teams bei der Planung, Durchführung und Nachverfolgung von Projekten. Die Aufgaben umfassen die Organisation von Meetings, das Erstellen von Berichten und die Koordination von Ressourcen.
Projektassistent*innen sind oft das Bindeglied zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Partnern. Sie sorgen dafür, dass alle Beteiligten über den Fortschritt informiert sind und dass die Projektziele termingerecht erreicht werden. Eine hervorragende Kommunikationsfähigkeit ist daher unerlässlich.
Ein weiterer wichtiger Aspekt der Rolle ist die Datenanalyse. Projektassistent*innen müssen in der Lage sein, komplexe Informationen zu sammeln und zu analysieren, um fundierte Entscheidungen zu unterstützen. Sie sind auch für die Überprüfung von Budgets und die Sicherstellung der Einhaltung von Projektplänen verantwortlich.
Darüber hinaus erfordert diese Rolle ein hohes Maß an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, da sich Projektanforderungen häufig ändern können. Die Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und Prioritäten zu setzen, ist ebenfalls entscheidend für den Erfolg in dieser Position.
Anforderungen an eine*n Projektassistent*in
- Abschluss in Betriebswirtschaft, Projektmanagement oder einem verwandten Bereich.
- Erfahrung in der Unterstützung von Projekten in einem dynamischen Umfeld.
- Kenntnisse in Projektmanagement-Software wie MS Project, Asana oder Trello.
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu jonglieren.
- Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch
Operative und situative Fragen
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie mehrere Projekte gleichzeitig koordinieren mussten. Wie haben Sie die Prioritäten gesetzt?
- Wie gehen Sie mit engen Deadlines um, und können Sie ein Beispiel nennen, bei dem Sie erfolgreich eine Frist eingehalten haben?
- Erzählen Sie von einem Projekt, das nicht nach Plan verlief. Was haben Sie daraus gelernt, und wie haben Sie es gemeistert?
- Wie organisieren Sie die Kommunikation zwischen verschiedenen Projektteams?
- Welche Schritte unternehmen Sie, um sicherzustellen, dass ein Projekt im Rahmen des Budgets bleibt?
Rollenspezifische Fragen
- Welche Projektmanagement-Tools oder -Software haben Sie in der Vergangenheit verwendet?
- Wie stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten über die Projektfortschritte informiert sind?
- Wie reagieren Sie, wenn ein Teammitglied seine Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt?
- Welche Methoden nutzen Sie, um Projektanforderungen zu dokumentieren und zu verfolgen?
- Wie gehen Sie mit Änderungen im Projektumfang um?
Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit
- Wie würden Ihre Kollegen Ihre Arbeitsweise beschreiben?
- Wie gehen Sie mit Konflikten in einem Team um?
- Was motiviert Sie in Ihrer täglichen Arbeit?
- Wie gehen Sie mit Stress und Druck um?
- Beschreiben Sie eine berufliche Herausforderung, die Sie erfolgreich gemeistert haben.
Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Projektassistent*in teilnehmen?
Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.
Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.
Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.
Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?
Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.
