Was macht ein*e Veranstaltungsmanager*in und worauf müssen Sie achten?
Die Rolle der Veranstaltungsmanager*in ist vielseitig und anspruchsvoll. Von der Planung bis zur Durchführung von Veranstaltungen sind sie für alle organisatorischen Aspekte verantwortlich. Sie koordinieren Teams, managen Budgets und stellen sicher, dass jede Veranstaltung reibungslos abläuft. Ihre Fähigkeit, kreativ zu denken und gleichzeitig detailorientiert zu arbeiten, ist entscheidend für den Erfolg jeder Veranstaltung.
Ein*e Veranstaltungsmanager*in muss die Bedürfnisse und Erwartungen der Kund*innen verstehen und diese in ein umsetzbares Konzept verwandeln. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Dienstleistern zusammen, von Caterern über Technikanbieter bis hin zu Sicherheitsfirmen, um sicherzustellen, dass alle Aspekte der Veranstaltung genau aufeinander abgestimmt sind.
Flexibilität und schnelles Reaktionsvermögen sind essenziell, da sie auf unvorhergesehene Herausforderungen und Änderungen reagieren müssen. Die Fähigkeit, unter Druck ruhig zu bleiben und Lösungen zu finden, ist unerlässlich. Darüber hinaus sind hervorragende Kommunikationsfähigkeiten nötig, um sowohl mit dem Team als auch mit Kund*innen effektiv zu interagieren.
In einer globalisierten Welt müssen Veranstaltungsmanager*innen auch interkulturelle Sensibilität mitbringen, um internationale Events erfolgreich zu gestalten und verschiedene kulturelle Erwartungen zu berücksichtigen. Dies erfordert ein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit und eine ausgeprägte Fähigkeit zum Networking.
Anforderungen an eine*n Veranstaltungsmanager*in
- Erfahrung in der Planung und Durchführung von Veranstaltungen jeglicher Größe.
- Kenntnisse in der Budgetverwaltung und Kostenoptimierung.
- Fähigkeiten im Projektmanagement und in der Nutzung entsprechender Software.
- Starke Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeiten.
- Kompetenz im Umgang mit Dienstleistern und Vertragsmanagement.
Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch
Operative und situative Fragen
- Beschreiben Sie eine Veranstaltung, die Sie zuletzt organisiert haben. Welche Herausforderungen sind dabei aufgetreten und wie haben Sie diese gelöst?
- Wie gehen Sie mit kurzfristigen Änderungen im Veranstaltungsplan um?
- Erzählen Sie von einer Situation, in der Sie mit einem stark eingeschränkten Budget arbeiten mussten. Wie haben Sie die Ressourcen effektiv genutzt?
- Wie priorisieren Sie Aufgaben, wenn Sie mehrere Veranstaltungen gleichzeitig managen?
- Welche Schritte unternehmen Sie, um sicherzustellen, dass alle Teams während eines Events effizient zusammenarbeiten?
Rollenspezifische Fragen
- Welche Tools und Technologien nutzen Sie für die Veranstaltungsplanung und -durchführung?
- Wie halten Sie sich über aktuelle Trends in der Eventbranche auf dem Laufenden?
- Beschreiben Sie Ihre Erfahrung im Umgang mit Großveranstaltungen.
- Wie gehen Sie mit der Auswahl und dem Management von externen Dienstleistern um?
- Welche Rolle spielt Nachhaltigkeit bei der Planung von Veranstaltungen für Sie?
Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit
- Wie gehen Sie mit Stress und Druck um, insbesondere in der heißen Phase der Veranstaltungsplanung?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie kreativ denken mussten, um ein Problem zu lösen.
- Wie integrieren Sie Feedback von Kund*innen und Kollegen in Ihre Arbeit?
- Welche Eigenschaften machen Sie zu einem*r effektiven Teamleiter*in?
- Wie gehen Sie mit kulturellen Unterschieden um, wenn Sie internationale Veranstaltungen planen?
Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Veranstaltungsmanager*in teilnehmen?
Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.
Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.
Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.
Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?
Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.
