Was macht ein*e Veranstaltungskaufmann*frau und worauf müssen Sie achten?
Ein*e Veranstaltungskaufmann*frau ist dafür verantwortlich, Events und Veranstaltungen von der Planung bis zur Durchführung zu organisieren. Diese Rolle erfordert eine Vielzahl von Fähigkeiten, darunter Projektmanagement, Budgetierung und Kundenkommunikation. Die Hauptaufgabe besteht darin, sicherzustellen, dass alle Aspekte einer Veranstaltung reibungslos ablaufen und die Erwartungen der Kunden erfüllt werden.
In der Planungsphase arbeitet ein*e Veranstaltungskaufmann*frau eng mit Kunden zusammen, um deren Bedürfnisse und Wünsche zu verstehen. Dies beinhaltet die Auswahl von Veranstaltungsorten, das Verhandeln von Verträgen und das Koordinieren von Lieferanten und Dienstleistern. Kreativität ist hierbei entscheidend, um einzigartige und erinnerungswürdige Erlebnisse zu schaffen.
Während der Veranstaltung behält der*die Veranstaltungskaufmann*frau den Überblick über den Ablauf, löst Probleme und stellt sicher, dass der Zeitplan eingehalten wird. Flexibilität und schnelle Reaktionsfähigkeit sind hier von entscheidender Bedeutung, um auf unerwartete Herausforderungen reagieren zu können.
Nach der Veranstaltung ist es wichtig, Feedback von Kunden und Teilnehmer*innen einzuholen, um kontinuierliche Verbesserungen zu gewährleisten. Ein gutes Netzwerk und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten sind wichtig, um langfristige Beziehungen zu Kunden und Partnern aufzubauen.
Anforderungen an eine*n Veranstaltungskaufmann*frau
- Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Veranstaltungskaufmann/-frau oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrungen in der Planung und Durchführung von Veranstaltungen
- Starke organisatorische Fähigkeiten und Aufmerksamkeit für Details
- Ausgezeichnete Kommunikations- und Verhandlungskompetenzen
- Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld unter Zeitdruck zu arbeiten
Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch
Operative und situative Fragen
- Wie würden Sie mit einem Lieferanten umgehen, der wichtige Materialien für ein Event nicht rechtzeitig liefert?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie unter hohem Druck arbeiten mussten. Wie haben Sie die Situation gemeistert?
- Stellen Sie sich vor, ein Kunde ist mit einem Aspekt der Veranstaltung unzufrieden. Wie gehen Sie damit um?
- Wie priorisieren Sie Aufgaben, wenn Sie mehrere Veranstaltungen gleichzeitig organisieren müssen?
- Erzählen Sie von einem Event, bei dem etwas schiefgegangen ist. Was haben Sie daraus gelernt?
Rollenspezifische Fragen
- Welche Erfahrungen haben Sie in der Eventplanung und -durchführung?
- Wie gehen Sie bei der Budgetierung und Kostenkontrolle für eine Veranstaltung vor?
- Beschreiben Sie Ihre Herangehensweise an die Auswahl und Verhandlung mit Veranstaltungsorten.
- Wie stellen Sie sicher, dass die Sicherheitsvorschriften bei einer Veranstaltung eingehalten werden?
- Welche Techniken nutzen Sie, um kreative und innovative Eventkonzepte zu entwickeln?
Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit
- Wie würden Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten beschreiben?
- Was motiviert Sie bei der Arbeit in der Eventbranche?
- Wie gehen Sie mit stressigen Situationen um?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie im Team arbeiten mussten. Welche Rolle haben Sie eingenommen?
- Wie wichtig ist Ihnen Kundenfeedback und wie nutzen Sie es?
Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Veranstaltungskaufmann*frau teilnehmen?
Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.
Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.
Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.
Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?
Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.
