Was macht ein*e Hauptamtsleiter*in und worauf müssen Sie achten?
Die Rolle des/der Hauptamtsleiter*in ist entscheidend für das reibungslose Funktionieren einer kommunalen Verwaltung. Als Hauptamtsleiter*in sind Sie für die Koordination und Führung der verschiedenen Abteilungen innerhalb des Amts verantwortlich. Diese Position erfordert eine enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungsleitern und der Führungsebene, um strategische Ziele zu erreichen und die Effizienz der Verwaltungsprozesse zu verbessern.
Zu den Kernaufgaben gehören die Organisation und Optimierung von Verwaltungsabläufen, die Leitung von Projekten zur Verbesserung der Dienstleistungsqualität und die Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Sie sind auch verantwortlich für die Personalführung, einschließlich der Entwicklung und Motivation der Mitarbeiter*innen, sowie die Förderung einer positiven Arbeitskultur.
Ein weiteres wichtiges Element der Rolle ist die Budgetverwaltung. Als Hauptamtsleiter*in überwachen Sie die finanziellen Ressourcen des Amts und stellen sicher, dass diese effizient genutzt werden. Sie sind auch in die Planung und Umsetzung von Finanzstrategien involviert, um die nachhaltige Entwicklung der Verwaltung zu unterstützen.
Schließlich spielen Sie eine zentrale Rolle in der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern. Ihre Fähigkeit, klare und effektive Kommunikationskanäle zu schaffen und zu pflegen, ist entscheidend für den Erfolg der Verwaltung und die Zufriedenheit der Bürger*innen.
Anforderungen an eine*n Hauptamtsleiter*in
- Abgeschlossenes Studium in Verwaltungswissenschaften, Rechtswissenschaften oder einem verwandten Bereich.
- Mehrjährige Erfahrung in einer Führungsposition innerhalb der öffentlichen Verwaltung.
- Ausgeprägte Kenntnisse in der Budgetverwaltung und Finanzplanung.
- Starke Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, mit verschiedenen Stakeholdern effektiv zu interagieren.
- Erfahrung in der Implementierung von Verwaltungssoftware und Prozessoptimierung.
Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch
Operative und situative Fragen
- Wie gehen Sie mit einer Budgetkürzung um, die sich auf die Ressourcen Ihrer Abteilung auswirkt?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie Konflikte zwischen verschiedenen Abteilungen erfolgreich gelöst haben.
- Wie priorisieren Sie Aufgaben, wenn Sie mit mehreren dringenden Projekten gleichzeitig konfrontiert sind?
- Welche Schritte würden Sie unternehmen, um die Effizienz eines Verwaltungsprozesses zu verbessern?
- Wie würden Sie eine neue Verwaltungssoftware implementieren, um die Produktivität zu steigern?
Rollenspezifische Fragen
- Welche Erfahrungen haben Sie in der Leitung eines Hauptamts?
- Wie gehen Sie an die Entwicklung und Umsetzung von Verwaltungsstrategien heran?
- Welche Methoden verwenden Sie, um die Leistung Ihrer Abteilung zu bewerten?
- Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Abteilung gesetzliche Vorschriften einhält?
- Welche Maßnahmen ergreifen Sie, um die Motivation und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter*innen zu steigern?
Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit
- Wie würden Ihre Kollegen Ihre Führungsstil beschreiben?
- Was motiviert Sie jeden Tag zur Arbeit zu kommen?
- Wie gehen Sie mit Kritik um?
- Beschreiben Sie eine Herausforderung, die Sie überwinden mussten, und was Sie daraus gelernt haben.
- Wie passen Sie sich an Veränderungen in der Arbeitsumgebung an?
Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Hauptamtsleiter*in teilnehmen?
Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.
Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.
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Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?
Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.
