Was macht ein*e Projektreferent*in und worauf müssen Sie achten?
Die Rolle eines/einer Projektreferent*in umfasst die Planung, Koordination und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größen und Branchen. Dabei liegt der Fokus auf der Einhaltung von Zeitplänen, Budgets und Qualitätsstandards. Projektreferent*innen arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen und externen Partnern zusammen, um die Projektziele effizient zu erreichen.
Zu den Hauptaufgaben gehören die Erstellung und Pflege von Projektplänen, die Überwachung des Fortschritts und die Berichterstattung an das Management. Projektreferent*innen sind dafür verantwortlich, potenzielle Risiken zu identifizieren und geeignete Maßnahmen zu deren Minimierung zu entwickeln.
Ein weiterer wichtiger Aspekt der Rolle ist die Kommunikation. Projektreferent*innen müssen effektiv mit Teammitgliedern, Kunden und Stakeholdern kommunizieren, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über den Projektstatus und etwaige Änderungen informiert sind. Diese Rolle erfordert daher ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, komplexe Informationen klar und präzise zu vermitteln.
Projektreferent*innen arbeiten oft in einem dynamischen Umfeld und müssen flexibel und anpassungsfähig sein, um auf unvorhergesehene Herausforderungen reagieren zu können. Sie müssen die Fähigkeit besitzen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und dabei den Überblick zu behalten.
Anforderungen an eine*n Projektreferent*in
- Erfahrung im Projektmanagement und der Anwendung von Projektmanagement-Tools
- Starke organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten
- Hervorragende Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeiten
- Kenntnisse in der Budgetplanung und -kontrolle
- Fähigkeit zur Problemlösung und zur proaktiven Risikoerkennung
Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch
Operative und situative Fragen
- Beschreiben Sie ein kürzlich abgeschlossenes Projekt, das Sie geleitet haben. Was waren die größten Herausforderungen und wie haben Sie diese gemeistert?
- Wie gehen Sie vor, wenn ein Projekt nicht im Zeitplan liegt? Können Sie ein Beispiel geben?
- Erzählen Sie von einem Fall, in dem Sie mit einem unangekündigten Risiko konfrontiert wurden. Wie haben Sie darauf reagiert?
- Wie priorisieren Sie Aufgaben in einem Projekt mit knappen Fristen?
- Können Sie ein Beispiel nennen, wo Sie erfolgreich ein Budget verwaltet haben? Welche Maßnahmen haben Sie ergriffen, um im Budget zu bleiben?
Rollenspezifische Fragen
- Welche Erfahrungen haben Sie in der Projektplanung und -durchführung?
- Wie stellen Sie sicher, dass alle Projektanforderungen erfüllt werden?
- Welche Projektmanagement-Tools verwenden Sie und warum?
- Wie gehen Sie mit Konflikten innerhalb eines Projektteams um?
- Haben Sie Erfahrung in der Arbeit mit agilen Projektmanagement-Methoden? Wenn ja, bitte erläutern Sie.
Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit
- Wie würden Ihre Kollegen Ihre Arbeitsweise beschreiben?
- Erzählen Sie von einer Situation, in der Sie eine schwierige Entscheidung treffen mussten. Wie sind Sie vorgegangen?
- Was motiviert Sie, in der Projektarbeit stets Ihr Bestes zu geben?
- Wie gehen Sie mit Stress und hoher Arbeitsbelastung um?
- Beschreiben Sie einen Fehler, den Sie gemacht haben, und was Sie daraus gelernt haben.
Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Projektreferent*in teilnehmen?
Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.
Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.
Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.
Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?
Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.
