Was macht ein*e Konferenz-Manager*in und worauf müssen Sie achten?
Die Rolle eines*r Konferenz-Manager*in ist entscheidend für die erfolgreiche Planung und Durchführung von Veranstaltungen. Diese Position erfordert eine starke Fähigkeit zur Organisation und Koordination, um sicherzustellen, dass alle Aspekte einer Konferenz reibungslos ablaufen. Von der Auswahl des Veranstaltungsortes bis zur Nachbereitung sind Konferenz-Manager*innen für die gesamte Veranstaltungslogistik verantwortlich.
Ein*e Konferenz-Manager*in muss in der Lage sein, effektiv mit verschiedenen Interessengruppen zu kommunizieren. Dies umfasst die Zusammenarbeit mit Lieferanten, Rednern, Sponsoren und Teilnehmern, um sicherzustellen, dass alle Erwartungen erfüllt werden. Die Fähigkeit, in stressigen Situationen ruhig und lösungsorientiert zu bleiben, ist von entscheidender Bedeutung.
Zudem sind Budgetverwaltung und Kostenkontrolle wichtige Aspekte dieser Rolle. Ein*e erfolgreiche*r Konferenz-Manager*in muss in der Lage sein, Budgets zu erstellen und einzuhalten und gleichzeitig kreative Lösungen zu entwickeln, um die Qualität der Veranstaltung zu gewährleisten.
Schließlich ist die Nachbereitung ein wesentlicher Teil der Rolle. Dies beinhaltet das Sammeln von Feedback, das Erstellen von Abschlussberichten und das Entwickeln von Verbesserungsstrategien für zukünftige Veranstaltungen. Diese analytischen Fähigkeiten helfen dabei, kontinuierlich bessere Veranstaltungen zu organisieren.
Anforderungen an eine*n Konferenz-Manager*in
- Erfahrung in der Planung und Durchführung von großen Veranstaltungen und Konferenzen.
- Starke organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu managen.
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich.
- Erfahrung in der Budgetverwaltung und Kostenkontrolle.
- Kenntnisse in der Nutzung von Planungs- und Veranstaltungssoftware.
Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch
Operative und situative Fragen
- Wie würden Sie vorgehen, um eine unerwartete technische Störung während einer laufenden Konferenz zu beheben?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie kurzfristig Änderungen bei der Veranstaltungsplanung vornehmen mussten. Wie haben Sie die Herausforderung gemeistert?
- Wie organisieren Sie den Check-in-Prozess für eine große Anzahl von Teilnehmer*innen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten?
- Wie gehen Sie mit einem Lieferanten um, der nicht rechtzeitig geliefert hat und die Veranstaltung gefährdet?
- Erklären Sie, wie Sie die Kommunikation zwischen verschiedenen Teams während einer Konferenz sicherstellen.
Rollenspezifische Fragen
- Welche Erfahrung haben Sie mit der Budgetierung und Kostenkontrolle bei großen Veranstaltungen?
- Wie wählen Sie geeignete Veranstaltungsorte und Lieferanten aus?
- Welche Tools oder Software nutzen Sie zur Organisation und Planung von Konferenzen?
- Erzählen Sie von einer besonders erfolgreichen Konferenz, die Sie organisiert haben. Was war der Schlüssel zum Erfolg?
- Wie stellen Sie sicher, dass alle Sicherheits- und Compliance-Anforderungen während einer Konferenz erfüllt werden?
Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit
- Wie gehen Sie mit stressigen Situationen um, die bei der Planung und Durchführung von Konferenzen auftreten können?
- Beschreiben Sie sich selbst in drei Worten und wie diese Eigenschaften Ihnen in Ihrer beruflichen Rolle helfen.
- Wie bleiben Sie motiviert und engagiert bei der Arbeit an langen und komplexen Projekten?
- Wie gehen Sie mit Kritik um, insbesondere wenn es um die Organisation einer Veranstaltung geht?
- Was inspiriert Sie dazu, im Bereich Veranstaltungsmanagement zu arbeiten?
Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Konferenz-Manager*in teilnehmen?
Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.
Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.
Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.
Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?
Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.
