Was macht ein*e Programm-Manager*in und worauf müssen Sie achten?
Ein*e Programm-Manager*in ist verantwortlich für die strategische Planung und Umsetzung verschiedener Projekte innerhalb eines Unternehmens. Diese Rolle erfordert eine enge Zusammenarbeit mit Projektleitenden, um sicherzustellen, dass alle Projekte auf Kurs sind und den strategischen Zielen des Unternehmens entsprechen.
Zu den Hauptaufgaben gehören die Koordination und Priorisierung von Projekten, das Management von Ressourcen sowie die Sicherstellung der Einhaltung von Zeitplänen und Budgets. Programm-Manager*innen arbeiten häufig daran, Risiken zu identifizieren und Strategien zu deren Minderung zu entwickeln.
Eine weitere wichtige Aufgabe ist die Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über den Fortschritt der Programme informiert sind. Dies erfordert hervorragende Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, komplexe Informationen klar und präzise zu vermitteln.
Darüber hinaus sind Programm-Manager*innen oft dafür verantwortlich, die Leistung von Projektteams zu überwachen und deren Effizienz zu steigern, indem sie Best Practices implementieren und kontinuierliche Verbesserungen fördern.
Anforderungen an eine*n Programm-Manager*in
- Erfahrung in der Leitung und Koordination von komplexen Projekten und Programmen.
- Ausgezeichnete Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeiten.
- Fähigkeit zur Analyse und Lösung von Problemen auf strategischer Ebene.
- Erfahrung im Risikomanagement und in der Entwicklung von Migrationsstrategien.
- Kenntnisse in gängigen Projektmanagement-Tools und -Methoden.
Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch
Operative und situative Fragen
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen mussten. Wie haben Sie Prioritäten gesetzt?
- Erzählen Sie von einem Projekt, das nicht wie geplant verlief. Was haben Sie getan, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen?
- Wie gehen Sie vor, wenn ein Projekt die vorgegebenen Budgets und Zeitpläne überschreitet?
- Wie stellen Sie sicher, dass alle Projektbeteiligten gut informiert und engagiert sind?
- Erzählen Sie von einem Beispiel, bei dem Sie innovative Lösungen zur Bewältigung eines unerwarteten Problems gefunden haben.
Rollenspezifische Fragen
- Welche Erfahrungen haben Sie in der strategischen Planung und wie haben Sie diese in die Praxis umgesetzt?
- Wie gehen Sie mit Stakeholdern um, die unterschiedliche Erwartungen an ein Programm haben?
- Welche Methoden verwenden Sie, um den Erfolg eines Programms zu messen?
- Welche Rolle spielen Sie, um Teams zu motivieren und ihre Leistung zu maximieren?
- Erklären Sie, wie Sie Risiken innerhalb eines Programms identifizieren und managen.
Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit
- Wie würden Ihre Kolleg*innen Ihre Führungsqualitäten beschreiben?
- Was motiviert Sie in Ihrer täglichen Arbeit als Programm-Manager*in?
- Wie gehen Sie mit Stress und Druck um, insbesondere bei knappen Deadlines?
- Erzählen Sie von einer Herausforderung, die Sie persönlich überwunden haben, und was Sie daraus gelernt haben.
- Wie fördern Sie eine positive Teamkultur in Ihren Projekten?
Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Programm-Manager*in teilnehmen?
Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.
Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.
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Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?
Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.
