Was macht ein*e Einkaufscontroller/-in und worauf müssen Sie achten?
Die Rolle der Einkaufscontroller/-in ist von zentraler Bedeutung für die Optimierung der Einkaufsprozesse eines Unternehmens. Sie oder er analysiert Einkaufsdaten, um strategische Entscheidungen zu unterstützen und potenzielle Einsparungen zu identifizieren. Durch die Überwachung von Lieferantenverträgen und -beziehungen trägt die Einkaufscontroller/-in zur Sicherstellung der Lieferkette bei.
Eine Einkaufscontroller/-in arbeitet eng mit dem Einkaufsteam zusammen, um die finanziellen Auswirkungen von Beschaffungsentscheidungen zu verstehen und zu kontrollieren. Sie oder er entwickelt und implementiert Kontrollsysteme, die sicherstellen, dass die Einkaufsrichtlinien des Unternehmens eingehalten werden.
Zu den täglichen Aufgaben gehören die Analyse von Beschaffungskosten, die Erstellung von Berichten und die Durchführung von Wirtschaftlichkeitsanalysen. Diese Aufgaben erfordern ein hohes Maß an analytischen Fähigkeiten und die Fähigkeit, mit großen Datenmengen zu arbeiten.
Neben der Analyse und dem Reporting ist die Einkaufscontroller/-in auch für das Risikomanagement im Einkauf verantwortlich. Dies bedeutet, potenzielle Risiken zu identifizieren und Strategien zu entwickeln, um diese zu minimieren. Die Rolle erfordert daher sowohl ein tiefes Verständnis der Marktbedingungen als auch der internen Unternehmensprozesse.
Anforderungen an eine*n Einkaufscontroller/-in
- Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsingenieurwesen oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Einkaufsabteilung oder im Controlling.
- Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und Erfahrung im Umgang mit Datenanalyse-Tools.
- Erfahrung in der Nutzung von ERP-Systemen und spezifischer Controlling-Software.
- Starke Kommunikationsfähigkeiten und Verhandlungsgeschick.
Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch
Operative und situative Fragen
- Wie gehen Sie vor, wenn Sie feststellen, dass ein Lieferant die vereinbarte Lieferzeit nicht einhält?
- Können Sie ein Beispiel nennen, bei dem Ihre Analyse zu einer signifikanten Kostenreduzierung im Einkauf geführt hat?
- Wie priorisieren Sie Aufgaben, wenn Sie mit mehreren dringenden Einkaufsanfragen konfrontiert werden?
- Beschreiben Sie einen Fall, in dem Sie eine komplexe Einkaufsanalyse durchgeführt haben. Welche Werkzeuge haben Sie verwendet?
- Welche Maßnahmen ergreifen Sie, um die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien Ihres Unternehmens sicherzustellen?
Rollenspezifische Fragen
- Welche KPIs halten Sie für am wichtigsten, um den Erfolg im Einkaufscontrolling zu messen?
- Wie integrieren Sie Nachhaltigkeitskriterien in den Einkaufsprozess?
- Welche Erfahrungen haben Sie mit der Implementierung von Controlling-Software im Einkauf?
- Wie unterstützen Sie das Einkaufsteam bei der Verhandlung von Lieferantenverträgen?
- Welche Strategien verwenden Sie, um Risiken im Einkaufsprozess zu identifizieren und zu managen?
Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit
- Wie gehen Sie mit Stress um, insbesondere wenn Fristen im Einkaufsprozess drängen?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie ein Teammitglied oder einen Kollegen motivieren mussten.
- Wie verhalten Sie sich, wenn Sie mit einer Entscheidung Ihres Vorgesetzten nicht einverstanden sind?
- Welche Rolle spielen für Sie Ethik und Integrität im beruflichen Umfeld?
- Wie passen Sie sich an Veränderungen in der Arbeitsumgebung an?
Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Einkaufscontroller/-in teilnehmen?
Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.
Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.
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Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?
Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.
