Was macht ein*e Abrechnungsmanager*in und worauf müssen Sie achten?
Die Rolle einer Abrechnungsmanager/-in ist entscheidend für die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens. Diese Person ist verantwortlich für die genaue und rechtzeitige Erstellung und Prüfung von Rechnungen sowie für die Verwaltung der Rechnungslegungsprozesse. Dabei muss sie sicherstellen, dass alle finanziellen Transaktionen korrekt erfasst werden und den geltenden gesetzlichen Vorschriften entsprechen.
Ein*e Abrechnungsmanager*in arbeitet eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass alle finanziellen Informationen präzise und aktuell sind. Sie analysieren Daten, um Trends zu erkennen und Empfehlungen zur Verbesserung der finanziellen Prozesse abzugeben. Diese Rolle erfordert ein hohes Maß an Genauigkeit und Detailorientierung, da Fehler in der Rechnungslegung kostspielige Konsequenzen nach sich ziehen können.
Zu den Hauptaufgaben zählt auch die Überwachung von Zahlungseingängen und die Verwaltung von Forderungen. Ein*e Abrechnungsmanager*in muss in der Lage sein, effizient mit Kunden zu kommunizieren, um Zahlungstermine zu klären und eventuelle Unstimmigkeiten zu lösen. Diese Position erfordert starke zwischenmenschliche Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und Fristen einzuhalten.
Darüber hinaus spielt der/die Abrechnungsmanager*in eine wichtige Rolle bei der Erstellung von Berichten für das Management und bei der Unterstützung der Finanzabteilung bei der Planung und Budgetierung. Diese Rolle erfordert ein tiefes Verständnis von Buchhaltungsprinzipien, Software und Technologien, die im Finanzwesen eingesetzt werden.
Anforderungen an eine*n Abrechnungsmanager*in
- Abgeschlossenes Studium in Betriebswirtschaft, Finanzen oder einem verwandten Bereich.
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Bereich Rechnungswesen oder Finanzmanagement.
- Erfahrung in der Nutzung von Abrechnungssoftware und ERP-Systemen.
- Ausgezeichnete analytische Fähigkeiten und Detailgenauigkeit.
- Starke Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeiten.
Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch
Operative und situative Fragen
- Können Sie einen Vorfall beschreiben, bei dem Sie mit einem schwierigen Kunden zu tun hatten, um eine Zahlungsklärung zu erreichen?
- Wie gehen Sie vor, um sicherzustellen, dass alle Rechnungen rechtzeitig und korrekt erstellt werden?
- Hatten Sie schon einmal mit einem großen Rechnungsfehler zu tun? Wie haben Sie ihn entdeckt und behoben?
- Erzählen Sie von einer Situation, in der Sie eine komplexe Rechnung analysieren mussten. Was war Ihr Ansatz?
- Wie priorisieren Sie Ihre Aufgaben, wenn Sie mit mehreren Abrechnungsfristen konfrontiert sind?
Rollenspezifische Fragen
- Welche Erfahrungen haben Sie mit der Implementierung von Rechnungssoftware gemacht?
- Wie stellen Sie sicher, dass Ihr Team über die neuesten Änderungen in der Rechnungslegungsrichtlinien informiert ist?
- Welche Maßnahmen ergreifen Sie, um die Genauigkeit der Abrechnungsprozesse zu verbessern?
- Wie haben Sie in der Vergangenheit die Zusammenarbeit zwischen der Abrechnungsabteilung und anderen Abteilungen verbessert?
- Welche KPI's halten Sie für entscheidend, um den Erfolg der Abrechnungsabteilung zu messen?
Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit
- Wie gehen Sie mit Stress um, insbesondere wenn Fristen näher rücken?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie bei der Arbeit einen Fehler gemacht haben. Wie sind Sie damit umgegangen?
- Wie würden Ihre ehemaligen Kollegen Ihre Arbeitsweise beschreiben?
- Wie bleiben Sie motiviert, auch bei monotonen Aufgaben?
- Erzählen Sie von einer Herausforderung, die Sie in Ihrer Karriere überwunden haben. Was haben Sie daraus gelernt?
Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Abrechnungsmanager*in teilnehmen?
Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.
Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.
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Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?
Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.
