Was macht ein*e Notarfachassistent*in und worauf müssen Sie achten?
Eine Notarfachassistent*in ist eine Schlüsselrolle innerhalb eines Notarbüros und unterstützt den Notar bei einer Vielzahl von administrativen und rechtlichen Aufgaben. Diese Position erfordert ein hohes Maß an Genauigkeit und Organisation, da die Notarfachassistent*in für die Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten verantwortlich ist, die für notarielle Dienstleistungen erforderlich sind.
Zu den Hauptaufgaben gehört die Vorbereitung von Urkunden, die Koordination von Terminen und die Kommunikation mit Mandanten. Notarfachassistent*innen müssen sicherstellen, dass alle rechtlichen Dokumente korrekt und vollständig sind, bevor sie vom Notar unterzeichnet werden. Dies erfordert ein tiefes Verständnis der rechtlichen Anforderungen und Verfahren.
Darüber hinaus ist die Notarfachassistent*in oft die erste Anlaufstelle für Mandanten und spielt eine entscheidende Rolle bei der Pflege von Kundenbeziehungen. Ein professionelles Auftreten und exzellente Kommunikationsfähigkeiten sind daher unerlässlich.
Schließlich arbeitet die Notarfachassistent*in eng mit dem Notar und anderen Teammitgliedern zusammen, um sicherzustellen, dass alle Büroabläufe reibungslos und effizient ablaufen. Die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und Prioritäten zu setzen, ist entscheidend für den Erfolg in dieser Rolle.
Anforderungen an eine*n Notarfachassistent*in
- Abgeschlossene Ausbildung als Notarfachangestellte*r oder vergleichbare Qualifikation.
- Erfahrung in der Bearbeitung und Verwaltung notarieller Dokumente.
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.
- Souveräner Umgang mit gängiger Bürosoftware und Dokumentenmanagement-Systemen.
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, komplexe Informationen verständlich zu vermitteln.
Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch
Operative und situative Fragen
- Wie würden Sie mit einer Situation umgehen, in der ein wichtiges Dokument kurz vor einem Termin fehlt?
- Erzählen Sie von einer Zeit, in der Sie viele Fristen gleichzeitig managen mussten. Wie haben Sie das priorisiert?
- Wie gehen Sie vor, wenn ein Mandant mit einem Anliegen zu Ihnen kommt, das Sie nicht sofort lösen können?
- Beschreiben Sie einen Fall, in dem Sie eine komplexe rechtliche Information in verständlicher Form kommunizieren mussten.
- Wie stellen Sie sicher, dass alle Dokumente vollständig und korrekt sind, bevor sie vom Notar unterzeichnet werden?
Rollenspezifische Fragen
- Welche Erfahrungen haben Sie bereits in der Arbeit mit notariellen Dokumenten?
- Wie bleiben Sie über rechtliche Änderungen informiert, die Ihre Arbeit betreffen können?
- Welche Software-Tools verwenden Sie zur Verwaltung von Dokumenten und Terminen?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Welche Maßnahmen ergreifen Sie, um die Genauigkeit und Effizienz in Ihrer Arbeit zu gewährleisten?
Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit
- Was motiviert Sie, jeden Tag zur Arbeit zu kommen?
- Wie gehen Sie mit Stresssituationen um?
- Beschreiben Sie einen Moment, in dem Sie in Ihrer Rolle besonders stolz waren.
- Wie würden Sie Ihren Arbeitsstil beschreiben?
- Welche Eigenschaften schätzen Sie an einem Team besonders?
Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Notarfachassistent*in teilnehmen?
Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.
Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.
Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.
Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?
Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.
