Was macht ein*e Facility-Manager*in und worauf müssen Sie achten?
Eine/ein Facility-Manager*in ist verantwortlich für die Verwaltung und den reibungslosen Betrieb von Gebäuden und Anlagen. Diese Rolle umfasst die Planung, Durchführung und Überwachung von Wartungs- und Reparaturarbeiten, um sicherzustellen, dass alle Einrichtungen effizient und kosteneffektiv betrieben werden.
Die Position erfordert eine enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen erfüllt sind und die Arbeitsumgebung sicher und produktiv bleibt. Dies kann die Koordination mit Sicherheits-, Reinigungs- und technischen Teams umfassen.
Ein/e Facility-Manager*in ist auch dafür verantwortlich, Budgets zu verwalten, Verträge mit Dienstleistern auszuhandeln und Kostenkontrollen durchzusetzen. Sie/Er muss in der Lage sein, langfristige Strategien zu entwickeln, um die Gebäudeeffizienz zu steigern und Kosten zu senken.
Diese Rolle erfordert starke Führungsfähigkeiten, um ein Team von Facility-Mitarbeitern zu leiten, und die Fähigkeit, schnell auf sich ändernde Anforderungen und Probleme zu reagieren. Ein hohes Maß an Organisationsfähigkeit und Detailgenauigkeit ist ebenfalls entscheidend.
Anforderungen an eine*n Facility-Manager*in
- Abschluss in Facility-Management, Ingenieurwesen oder einem verwandten Bereich.
- Mehrjährige Erfahrung in der Verwaltung von Gebäuden oder Anlagen.
- Kenntnisse in der Anwendung von CAFM-Software (Computer-Aided Facility Management).
- Erfahrung im Budgetmanagement und in der Kostenkontrolle.
- Starke Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeiten zur Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern.
Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch
Operative und situative Fragen
- Wie würden Sie vorgehen, wenn ein Gebäudeflügel wegen eines plötzlichen Wasserschadens kurzfristig unbrauchbar wird?
- Beschreiben Sie Ihre Vorgehensweise bei der Planung eines umfangreichen Wartungsprojekts.
- Wie priorisieren Sie verschiedene Wartungsanfragen, die gleichzeitig eingehen?
- Erzählen Sie von einer Situation, in der Sie erfolgreich ein Problem mit einem externen Dienstleister gelöst haben.
- Welche Schritte unternehmen Sie, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen im Facility-Management erfüllt werden?
Rollenspezifische Fragen
- Wie stellen Sie sicher, dass die von Ihnen betreuten Gebäude den aktuellen Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften entsprechen?
- Welche Rolle spielt Nachhaltigkeit in Ihrer Arbeit als Facility-Manager*in?
- Wie gehen Sie mit Budgetbeschränkungen um, wenn es um notwendige Reparaturen geht?
- Welche Systeme oder Technologien nutzen Sie, um die Effizienz in Ihren Gebäuden zu verbessern?
- Wie würden Sie die Effektivität Ihrer Facility-Management-Strategien messen?
Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit
- Wie gehen Sie mit Stress um, besonders wenn mehrere dringende Probleme gleichzeitig auftreten?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie eine schwierige Entscheidung treffen mussten. Wie sind Sie vorgegangen?
- Wie würden Ihre Kolleg*innen Ihre Arbeitsweise beschreiben?
- Was motiviert Sie in der Rolle als Facility-Manager*in am meisten?
- Wie gehen Sie mit Konflikten innerhalb Ihres Teams um?
Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Facility-Manager*in teilnehmen?
Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.
Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.
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Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?
Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.
