Was macht ein*e Verwaltungsfachwirt*in und worauf müssen Sie achten?
Die Rolle des Verwaltungsfachwirt*in ist essenziell für die effiziente Verwaltung und Organisation öffentlicher sowie privater Institutionen. Diese Fachkräfte sind verantwortlich für die Planung, Steuerung und Überwachung von Verwaltungsprozessen, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Dabei stehen sie im engen Kontakt mit verschiedenen Abteilungen und koordinieren deren Zusammenarbeit.
Verwaltungsfachwirt*innen nehmen eine Schlüsselrolle in der Bearbeitung von Verwaltungsakten ein und sorgen für die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und Richtlinien. Sie analysieren und optimieren bestehende Prozesse, entwickeln neue Strategien zur Verbesserung der Effizienz und unterstützen die Implementierung digitaler Lösungen in der Verwaltung.
Ein weiterer wichtiger Aspekt der Tätigkeit ist die Personalführung. Verwaltungsfachwirt*innen sind oft für die Leitung von Teams verantwortlich und übernehmen die Schulung und Entwicklung ihrer Mitarbeiter*innen. Sie fördern eine konstruktive Arbeitsatmosphäre und unterstützen ihre Teams bei der Erreichung gemeinsamer Ziele.
Zusätzlich übernehmen sie die Finanzplanung und das Controlling innerhalb ihrer Abteilung. Sie erstellen Haushaltspläne, überwachen die Ausgaben und stellen sicher, dass die finanziellen Mittel effektiv eingesetzt werden. Ihre Fähigkeiten in der Datenanalyse und im Berichtswesen sind entscheidend für die strategische Entscheidungsfindung und die langfristige Planung der Organisation.
Anforderungen an eine*n Verwaltungsfachwirt*in
- Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachwirt*in oder vergleichbare Qualifikation
- Fundierte Kenntnisse im öffentlichen Verwaltungsrecht und in Verwaltungsprozessen
- Erfahrung in der Leitung und Entwicklung von Teams
- Starke analytische Fähigkeiten und Erfahrung im Controlling
- Erfahrungen mit der Implementierung und Nutzung von Verwaltungssoftware
Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch
Operative und situative Fragen
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie einen komplexen Verwaltungsprozess erfolgreich optimiert haben. Welche Schritte haben Sie unternommen?
- Erzählen Sie von einer Herausforderung, die Sie bei der Personalführung gemeistert haben. Wie haben Sie diese Situation gelöst?
- Wie gehen Sie vor, wenn Sie feststellen, dass ein Projekt nicht im Zeitrahmen oder Budget liegt?
- Geben Sie ein Beispiel für eine erfolgreiche Implementierung einer neuen Verwaltungssoftware. Welche Rolle haben Sie dabei gespielt?
- Schildern Sie eine Situation, in der Sie zwischen verschiedenen Abteilungen vermittelt haben, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.
Rollenspezifische Fragen
- Welche Erfahrungen haben Sie in der Erstellung und Verwaltung von Haushaltsplänen?
- Wie stellen Sie sicher, dass alle gesetzlichen Vorschriften in Ihrer Abteilung eingehalten werden?
- Welche Methoden verwenden Sie, um die Effizienz von Verwaltungsprozessen zu messen und zu verbessern?
- Wie gehen Sie bei der Schulung und Entwicklung Ihrer Mitarbeiter*innen vor?
- Welche Strategien nutzen Sie, um die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen zu fördern?
Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit
- Wie würden Ihre Kolleg*innen Ihre Arbeitsweise beschreiben?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie unter Druck arbeiten mussten. Wie sind Sie damit umgegangen?
- Wie gehen Sie mit Kritik an Ihrer Arbeit um?
- Was motiviert Sie in Ihrer täglichen Arbeit am meisten?
- Wie wichtig ist Ihnen Teamarbeit und warum?
Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Verwaltungsfachwirt*in teilnehmen?
Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.
Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.
Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.
Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?
Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.
