Was macht ein*e Stationssekretär*in und worauf müssen Sie achten?
Die Rolle als Stationssekretär*in ist eine zentrale Position in einem Krankenhaus oder einer medizinischen Einrichtung. Diese Fachkraft stellt das Bindeglied zwischen dem Pflegepersonal, den Ärzt*innen und den Patient*innen dar. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, den administrativen Ablauf auf der Station zu organisieren und zu koordinieren.
Stationssekretär*innen sind für die Verwaltung von Patientendaten und -akten verantwortlich. Sie sorgen dafür, dass alle notwendigen Informationen korrekt erfasst und verarbeitet werden, um einen reibungslosen Ablauf der Patientenversorgung zu gewährleisten. Die Fähigkeit, mit verschiedenen Softwareprogrammen und IT-Systemen umzugehen, ist daher unerlässlich.
Kommunikation ist ein weiterer wichtiger Bestandteil dieser Rolle. Stationssekretär*innen müssen in der Lage sein, effektiv mit dem medizinischen Personal, Patient*innen und deren Angehörigen zu kommunizieren. Sie koordinieren Termine, beantworten Anfragen und leisten Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben auf der Station.
Flexibilität und die Fähigkeit, in einem dynamischen und oft stressigen Umfeld zu arbeiten, sind essenziell. Stationssekretär*innen müssen in der Lage sein, schnell auf Veränderungen zu reagieren und Prioritäten zu setzen, um die Effizienz der Station zu maximieren.
Anforderungen an eine*n Stationssekretär*in
- Erfahrung in der Verwaltung und Organisation von Patientendaten
- Kenntnisse in medizinischen Dokumentationssystemen
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten
- Fähigkeit, in einem dynamischen und stressigen Umfeld zu arbeiten
- Grundkenntnisse in medizinischer Terminologie
Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch
Operative und situative Fragen
- Wie würden Sie mit einer plötzlichen Änderung im Dienstplan umgehen?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen mussten. Wie sind Sie dabei vorgegangen?
- Wie verhalten Sie sich, wenn ein Patient oder eine Patientin mit einem Anliegen zu Ihnen kommt, das nicht in Ihren direkten Aufgabenbereich fällt?
- Stellen Sie sich vor, eine Software, die Sie für Ihre Arbeit benötigen, fällt aus. Wie würden Sie diese Situation handhaben?
- Wie gehen Sie mit einem Missverständnis zwischen Ihnen und einem Arzt oder einer Ärztin um?
Rollenspezifische Fragen
- Welche Erfahrungen haben Sie im Umgang mit medizinischen Dokumentationssystemen?
- Wie sorgen Sie dafür, dass die Patientendaten stets aktuell und korrekt sind?
- Wie priorisieren Sie Ihre Aufgaben, um die Effizienz auf der Station zu gewährleisten?
- Können Sie ein Beispiel geben, wie Sie einmal erfolgreich einen Konflikt zwischen medizinischem Personal gelöst haben?
- Welche Strategien nutzen Sie, um die Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen zu optimieren?
Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit
- Wie würden Sie Ihren Umgang mit Stress beschreiben?
- Was motiviert Sie, als Stationssekretär*in zu arbeiten?
- Wie gehen Sie mit Kritik um?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie Ihre Teamfähigkeit unter Beweis gestellt haben.
- Welche Werte sind Ihnen in Ihrem beruflichen Umfeld besonders wichtig?
Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Stationssekretär*in teilnehmen?
Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.
Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.
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Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?
Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.
