Was macht ein*e Executive Assistant*in und worauf müssen Sie achten?
Die Rolle der Executive Assistant ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf in der Führungsetage eines Unternehmens. Als rechte Hand der Geschäftsführung ist sie verantwortlich für die Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Reisen. Ihre Aufgaben reichen vom Kalendermanagement über die Vorbereitung von Präsentationen bis hin zur Kommunikation mit internen und externen Partnern.
Eine Executive Assistant muss über hervorragende organisatorische Fähigkeiten verfügen und in der Lage sein, unter Druck effizient zu arbeiten. Sie ist oft das Gesicht der Führungsebene und muss daher professionell und diskret auftreten. Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Projekte gleichzeitig zu bearbeiten, ist unerlässlich.
In dieser Rolle ist es wichtig, ein tiefes Verständnis für die Ziele und Prioritäten der Führungsebene zu haben. Eine proaktive Haltung und die Fähigkeit, vorausschauend zu denken, sind entscheidend, um die Führungskräfte effektiv zu unterstützen und deren Arbeitsbelastung zu minimieren.
Die Executive Assistant agiert häufig als Kommunikationsschnittstelle und benötigt deshalb ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten. Sie sollte in der Lage sein, mit verschiedenen Persönlichkeitstypen umzugehen und Informationen klar und präzise zu vermitteln.
Anforderungen an eine*n Executive Assistant*in
- Abgeschlossenes Studium oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise im Bereich Wirtschaft oder Verwaltung.
- Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position, bevorzugt im internationalen Umfeld.
- Exzellente Kenntnisse in MS Office und weiteren relevanten Softwareanwendungen.
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, unter Druck effizient zu arbeiten.
- Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch
Operative und situative Fragen
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie unter hohem Druck arbeiten mussten, und wie Sie diesen bewältigt haben.
- Wie würden Sie vorgehen, um einen vollen Kalender effizient zu verwalten und Prioritäten zu setzen?
- Erzählen Sie von einer Erfahrung, in der Sie ein wichtiges Meeting organisiert haben. Was waren die Herausforderungen und wie haben Sie diese gemeistert?
- Wie gehen Sie mit kurzfristigen Änderungen in Ihrem Arbeitsplan um?
- Geben Sie ein Beispiel für eine Reiseplanung, die Sie organisiert haben. Was war dabei besonders wichtig?
Rollenspezifische Fragen
- Welche Strategien verwenden Sie, um die Kommunikation zwischen der Geschäftsleitung und anderen Abteilungen zu verbessern?
- Wie stellen Sie sicher, dass die Ziele und Prioritäten der Führungsebene in Ihrer Arbeit berücksichtigt werden?
- Welche Tools und Technologien nutzen Sie, um Ihre Aufgaben effizient zu verwalten?
- Erklären Sie, wie Sie mit vertraulichen Informationen umgehen und deren Sicherheit gewährleisten.
- Wie bleiben Sie über branchenspezifische Entwicklungen informiert, die für Ihre Arbeit als Executive Assistant relevant sein könnten?
Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit
- Was motiviert Sie in Ihrer täglichen Arbeit als Executive Assistant?
- Wie gehen Sie mit stressigen Situationen um, ohne Ihre Professionalität zu verlieren?
- Beschreiben Sie Ihren Kommunikationsstil. Wie passen Sie diesen je nach Gesprächspartner an?
- Welche Werte sind Ihnen in Ihrer beruflichen Rolle besonders wichtig?
- Wie bewahren Sie die Balance zwischen Initiative und Zurückhaltung in Ihrer Rolle?
Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Executive Assistant*in teilnehmen?
Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.
Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.
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Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?
Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.
