Was macht ein*e Sekretär*in und worauf müssen Sie achten?
Die Rolle einer Sekretär*in ist essenziell für das reibungslose Funktionieren eines Büros oder Unternehmens. Als zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen, spielt die Sekretär*in eine entscheidende Rolle in der Organisation und Koordination des Büroalltags. Zu den Hauptaufgaben gehören das Verwalten von Terminen, die Bearbeitung von Korrespondenz und die Unterstützung der Führungsebene durch administrative Tätigkeiten.
Eine Sekretär*in muss über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten verfügen, um den Überblick über verschiedene Aufgaben und Projekte zu behalten. Dies erfordert nicht nur ein hohes Maß an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, sondern auch die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und effizient zu arbeiten, auch unter Druck.
Kommunikationsstärke ist für diese Rolle unerlässlich, da die Sekretär*in oft die erste Ansprechperson für Kunden, Partner und Mitarbeiter ist. Sie muss in der Lage sein, Informationen klar und präzise zu vermitteln und gleichzeitig ein professionelles und freundliches Auftreten zu bewahren.
Darüber hinaus ist technisches Know-how gefragt, da die tägliche Arbeit einer Sekretär*in häufig den Umgang mit verschiedenen Softwareprogrammen und Kommunikationsmitteln erfordert. Diese Fähigkeiten ermöglichen es, Aufgaben wie die Erstellung von Präsentationen, die Pflege von Datenbanken und die Durchführung von Recherchen effizient zu erledigen.
Anforderungen an eine*n Sekretär*in
- Erfahrung in der Büroorganisation und Verwaltung.
- Exzellente Kenntnisse in der Nutzung von Microsoft Office und anderen gängigen Bürosoftwareprogrammen.
- Starke Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift.
- Fähigkeit, vertrauliche Informationen diskret zu behandeln.
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen.
Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch
Operative und situative Fragen
- Wie würden Sie vorgehen, wenn Sie einen vollen Terminkalender für Ihren Vorgesetzten managen müssen?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie eine dringende Aufgabe unter Zeitdruck erledigen mussten. Wie haben Sie das gemeistert?
- Wie gehen Sie mit unerwarteten Unterbrechungen in Ihrem Arbeitsalltag um?
- Erzählen Sie von einer Situation, in der Sie ein komplexes Problem im Büro lösen mussten. Was war Ihre Vorgehensweise?
- Wie organisieren Sie Ihre Aufgaben, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird?
Rollenspezifische Fragen
- Welche Erfahrungen haben Sie im Umgang mit vertraulichen Informationen gemacht?
- Wie bewahren Sie den Überblick über mehrere gleichzeitig laufende Projekte?
- Welche Softwaretools nutzen Sie regelmäßig, um Ihre Arbeit effizient zu erledigen?
- Wie unterstützen Sie typischerweise Ihre Vorgesetzten bei deren Aufgaben?
- Welche Strategien nutzen Sie, um die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen zu optimieren?
Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit
- Wie würden Ihre Kollegen Ihre Arbeitsweise beschreiben?
- Welche Eigenschaften sind Ihrer Meinung nach wichtig, um als Sekretär*in erfolgreich zu sein?
- Wie gehen Sie mit Stresssituationen um?
- Erzählen Sie von einem Fehler, den Sie gemacht haben, und was Sie daraus gelernt haben.
- Wie motivieren Sie sich selbst, wenn Sie einmal eine Aufgabe haben, die Ihnen weniger liegt?
Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Sekretär*in teilnehmen?
Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.
Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.
Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.
Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?
Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.
