Was macht ein*e Büroassistent*in und worauf müssen Sie achten?
Die Rolle als Büroassistent*in ist essenziell für den reibungslosen Ablauf in einem Unternehmen. Büroassistent*innen übernehmen eine Vielzahl von administrativen Aufgaben, die zur Unterstützung des gesamten Teams beitragen. Sie sind für das Management von Terminen, die Bearbeitung von Korrespondenz und die Organisation von Besprechungen zuständig.
Ein*e Büroassistent*in fungiert als erste Ansprechperson für Kunden und Besucher und trägt somit maßgeblich zum ersten Eindruck des Unternehmens bei. Die Pflege und Verwaltung von Datenbanken sowie die Vorbereitung von Präsentationen gehören ebenfalls zu den typischen Aufgaben.
Die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, ist für Büroassistent*innen von großer Bedeutung. Zudem wird von ihnen erwartet, dass sie ein hohes Maß an Diskretion und Zuverlässigkeit bei der Handhabung sensibler Informationen zeigen.
Büroassistent*innen sollten über ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten verfügen, um sowohl intern als auch extern effektiv zu kommunizieren. Technische Kompetenz in gängiger Bürosoftware und ein gutes Organisationstalent sind ebenfalls unerlässlich, um in dieser Rolle erfolgreich zu sein.
Anforderungen an eine*n Büroassistent*in
- Erfahrung in der Verwaltung und Organisation von Büroabläufen
- Kompetenz im Umgang mit gängigen Bürosoftware-Programmen wie Microsoft Office
- Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
- Fähigkeit, vertrauliche Informationen diskret zu behandeln
- Erfahrung im Kundenservice und in der Terminverwaltung
Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch
Operative und situative Fragen
- Wie priorisieren Sie Ihre Aufgaben, wenn Ihnen mehrere dringende Anfragen gleichzeitig gestellt werden?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie eine schwierige Kundensituation lösen mussten. Was war der Ansatz und das Ergebnis?
- Welche Schritte unternehmen Sie, um sicherzustellen, dass alle geplanten Termine korrekt und pünktlich stattfinden?
- Wie gehen Sie vor, wenn Sie eine neue Software lernen müssen, um eine Aufgabe zu erledigen?
- Erzählen Sie von einer Situation, in der Sie eine kreative Lösung für ein organisatorisches Problem gefunden haben.
Rollenspezifische Fragen
- Was verstehen Sie unter den Kernaufgaben einer Büroassistent*in?
- Wie sorgen Sie dafür, dass Informationen in einem Büro korrekt und sicher verwaltet werden?
- Welche Erfahrung haben Sie mit der Organisation von Geschäftsreisen oder großen Meetings?
- Wie stellen Sie sicher, dass die Kommunikation im Büro reibungslos verläuft?
- Erzählen Sie von einer Zeit, in der Sie erfolgreich als Bindeglied zwischen verschiedenen Teams fungiert haben.
Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit
- Wie würden Ihre Kolleg*innen Ihre Arbeitsweise beschreiben?
- Was motiviert Sie bei der Arbeit am meisten?
- Wie gehen Sie mit Stresssituationen am Arbeitsplatz um?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie Ihre Anpassungsfähigkeit unter Beweis stellen mussten.
- Was bedeutet Teamarbeit für Sie und wie tragen Sie dazu bei?
Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Büroassistent*in teilnehmen?
Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.
Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.
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Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?
Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.
