Was macht ein*e Schreibkraft* und worauf müssen Sie achten?
Eine Schreibkraft* übernimmt vielfältige Aufgaben in der Verwaltung und sorgt für die reibungslose Dokumentation und Kommunikation innerhalb eines Unternehmens. Diese Rolle erfordert eine hohe Genauigkeit und Effizienz, um administrative Aufgaben termingerecht und zuverlässig zu erledigen.
Zu den Hauptaufgaben einer Schreibkraft* gehören das Verfassen und Korrigieren von Texten, die Eingabe und Pflege von Daten sowie die Bearbeitung von E-Mails und anderen schriftlichen Korrespondenzen. Die Position verlangt sowohl selbstständiges Arbeiten als auch die Fähigkeit zur Zusammenarbeit im Team.
Eine Schreibkraft* ist oft die erste Anlaufstelle für Anfragen und Informationen, weshalb gute Kommunikationsfähigkeiten und ein professionelles Auftreten unerlässlich sind. Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und unter Zeitdruck zu arbeiten, ist ebenfalls entscheidend für den Erfolg in dieser Rolle.
Technische Kompetenzen, wie der Umgang mit Textverarbeitungsprogrammen und anderen Bürosoftware-Anwendungen, sind Grundvoraussetzungen. Zudem sollte eine Schreibkraft* flexibel auf Veränderungen reagieren können und stets bereit sein, neue Aufgaben und Herausforderungen anzunehmen.
Anforderungen an eine*n Schreibkraft*
- Erfahrung im Umgang mit Textverarbeitungsprogrammen und Bürosoftware.
- Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
- Fähigkeit, selbstständig und im Team zu arbeiten.
- Hohe Genauigkeit und Detailorientierung bei der Arbeit.
- Vertrautheit mit Büroorganisation und Verwaltungsprozessen.
Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch
Operative und situative Fragen
- Wie gehen Sie mit einer Situation um, in der Sie mehrere dringende Aufgaben gleichzeitig erledigen müssen?
- Können Sie ein Beispiel nennen, bei dem Sie einen Fehler in einem wichtigen Dokument entdeckt und korrigiert haben?
- Wie organisieren Sie Ihren Arbeitstag, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben termingerecht abgeschlossen werden?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie unter hohem Zeitdruck gearbeitet haben. Wie haben Sie die Prioritäten gesetzt?
- Welche Schritte unternehmen Sie, um sicherzustellen, dass Ihre schriftliche Kommunikation klar und fehlerfrei ist?
Rollenspezifische Fragen
- Welche Erfahrungen haben Sie im Umgang mit Bürosoftware wie Microsoft Office oder ähnlichen Anwendungen?
- Wie gewährleisten Sie die Vertraulichkeit und Sicherheit sensibler Informationen?
- Wie gehen Sie mit sich ständig ändernden Prioritäten und Anforderungen um?
- Können Sie Beispiele für Ihre Erfahrung im Verfassen und Korrigieren von Texten geben?
- Welche Methoden nutzen Sie, um die Qualität Ihrer Arbeit zu überprüfen und sicherzustellen?
Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit
- Wie würden Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten beschreiben?
- Was motiviert Sie in Ihrer täglichen Arbeit als Schreibkraft*?
- Wie gehen Sie mit Kritik oder Verbesserungsvorschlägen um?
- Welche Eigenschaften halten Sie für eine erfolgreiche Schreibkraft* besonders wichtig?
- Wie behalten Sie eine positive Einstellung, auch wenn die Arbeit stressig wird?
Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Schreibkraft* teilnehmen?
Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.
Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.
Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.
Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?
Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.
