Was macht ein*e Personalsachbearbeiter*in und worauf müssen Sie achten?
Eine Personalsachbearbeiter*in ist eine zentrale Anlaufstelle innerhalb der Personalabteilung eines Unternehmens. Sie ist verantwortlich für eine Vielzahl von administrativen Aufgaben, die den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters betreffen, von der Einstellung bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Diese Rolle erfordert ein hohes Maß an Organisation und Detailgenauigkeit, um sicherzustellen, dass alle Personalprozesse effizient und korrekt abgewickelt werden.
Zu den Hauptaufgaben gehören die Verwaltung von Personalakten, die Pflege der Mitarbeiterdatenbanken und die Unterstützung bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Personalsachbearbeiter*innen arbeiten eng mit anderen Abteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass alle personalbezogenen Informationen aktuell und korrekt sind. Sie sind oft der erste Kontaktpunkt für Mitarbeiterfragen in Bezug auf Personalangelegenheiten und müssen daher über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügen.
Darüber hinaus unterstützen sie die Personalabteilung bei der Umsetzung von Personalrichtlinien und -verfahren, einschließlich der Einhaltung arbeitsrechtlicher Anforderungen. Sie spielen eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung von Rekrutierungsprozessen, indem sie bei der Erstellung von Stellenanzeigen, der Organisation von Vorstellungsgesprächen und der Bearbeitung von Bewerbungen helfen.
Eine erfolgreiche Personalsachbearbeiter*in verfügt über Kenntnisse in arbeitsrechtlichen Bestimmungen, gute EDV-Kenntnisse sowie Erfahrung im Umgang mit Personalmanagementsystemen. Sie sollte in der Lage sein, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und Prioritäten effektiv zu setzen, um den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.
Anforderungen an eine*n Personalsachbearbeiter*in
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation im Personalwesen.
- Erfahrung in der Personalverwaltung, vorzugsweise in einem mittelständischen Unternehmen.
- Kenntnisse in arbeitsrechtlichen Bestimmungen und deren Anwendung im täglichen Geschäft.
- Erfahrung im Umgang mit Personalmanagement-Software und Microsoft Office-Anwendungen.
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.
Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch
Operative und situative Fragen
- Wie organisieren Sie Ihre Aufgaben, um sicherzustellen, dass alle Personalakten auf dem neuesten Stand sind?
- Beschreiben Sie einen Fall, in dem Sie eine schwierige Mitarbeiteranfrage lösen mussten. Wie sind Sie vorgegangen?
- Wie gehen Sie mit einer plötzlichen Änderung in einem Personalprozess um, die Sie schnell implementieren müssen?
- Erzählen Sie von einem Projekt, das Sie in der Personalabteilung geleitet haben. Was war Ihre Rolle und wie haben Sie den Erfolg gemessen?
- Wie stellen Sie sicher, dass alle arbeitsrechtlichen Anforderungen in Ihrer Arbeit eingehalten werden?
Rollenspezifische Fragen
- Welche Erfahrung haben Sie im Umgang mit Personalmanagementsystemen?
- Wie tragen Sie zur kontinuierlichen Verbesserung der Personalprozesse in Ihrer Abteilung bei?
- Beschreiben Sie Ihre Erfahrung im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
- Wie gehen Sie mit personellen Veränderungen innerhalb des Unternehmens um?
- Welche Methoden nutzen Sie, um über aktuelle Entwicklungen im Arbeitsrecht informiert zu bleiben?
Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit
- Was motiviert Sie in Ihrer täglichen Arbeit als Personalsachbearbeiter*in?
- Wie gehen Sie mit Stresssituationen um, insbesondere wenn mehrere Projekte gleichzeitig anstehen?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie konstruktives Feedback von einem Vorgesetzten erhalten haben. Wie haben Sie darauf reagiert?
- Wie stellen Sie sicher, dass Sie effektiv im Team arbeiten?
- Was sind Ihre langfristigen beruflichen Ziele und wie passt die Rolle als Personalsachbearbeiter*in dazu?
Wer sollte an einem Interview mit einem/einer Personalsachbearbeiter*in teilnehmen?
Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.
Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.
Mit OnApply automatisieren Sie die Terminfindung. Legen Sie Ihre eigene Verfügbarkeit, sowie die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen fest und machen den gesamten Planungsprozess um 50% schneller. So optimieren Sie den Bewerbungsprozess und konzentrieren sich auf das Wesentliche – die besten Talente.
Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?
Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.
