Was macht ein*e HR-Assistant*in und worauf müssen Sie achten?
Die Rolle eines*einer HR-Assistant*in ist vielseitig und essenziell für das reibungslose Funktionieren der Personalabteilung eines Unternehmens. Als HR-Assistant*in unterstützen Sie die HR-Abteilung in administrativen und organisatorischen Belangen und stellen sicher, dass alle HR-Prozesse effizient und termingerecht durchgeführt werden.
Zu Ihren täglichen Aufgaben gehört die Verwaltung von Personalakten, die Unterstützung bei der Gehaltsabrechnung und das Mitwirken bei der Durchführung von Bewerbungsverfahren. Sie sind oft der*die erste Ansprechpartner*in für Mitarbeiter*innen bei Fragen zu HR-Richtlinien und -Verfahren.
HR-Assistant*innen spielen eine wichtige Rolle bei der Organisation von Schulungsmaßnahmen und der Koordination von Weiterbildungsaktivitäten. Sie arbeiten eng mit anderen Abteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter*innen die notwendigen Ressourcen und Informationen erhalten.
Ein tiefes Verständnis von HR-Software und -Systemen sowie ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten sind entscheidend für den Erfolg in dieser Rolle. Als HR-Assistant*in sind Sie ein*e unverzichtbare*r Unterstützer*in, der*die maßgeblich zur positiven Arbeitsatmosphäre beiträgt.
Anforderungen an eine*n HR-Assistant*in
- Erfahrung in einer HR-Rolle oder einer ähnlichen administrativen Position.
- Vertrautheit mit HR-Management-Software und MS Office Suite.
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
- Starke zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.
- Kenntnisse im Arbeitsrecht und in der Personalverwaltung.
Mögliche Fragen für ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch
Operative und situative Fragen
- Wie würden Sie mit einer Vielzahl von Anfragen von Mitarbeiter*innen umgehen, die alle gleichzeitig Ihre Aufmerksamkeit erfordern?
- Können Sie ein Beispiel nennen, wo Sie einen Fehler in der Gehaltsabrechnung entdeckt und gelöst haben? Wie sind Sie dabei vorgegangen?
- Bitte beschreiben Sie einen Fall, in dem Sie erfolgreich mehrere Projekte gleichzeitig koordiniert haben.
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um, insbesondere wenn Sie von mehreren Personen Druck erfahren?
- Stellen Sie sich vor, Sie müssen ein wichtiges HR-Meeting organisieren. Welche Schritte würden Sie unternehmen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft?
Rollenspezifische Fragen
- Welche Erfahrungen haben Sie mit HR-Management-Software gesammelt und welche Systeme kennen Sie besonders gut?
- Wie tragen Sie zur Verbesserung der Mitarbeiter*innenzufriedenheit und -bindung in Ihrer Rolle bei?
- Wie bewerten Sie die Wichtigkeit von Mitarbeiterschulungen und wie haben Sie in der Vergangenheit zu deren Umsetzung beigetragen?
- Welche Strategien verwenden Sie, um Informationen und Richtlinien effektiv an Mitarbeiter*innen zu kommunizieren?
- Wie bleiben Sie über die neuesten Entwicklungen im Arbeitsrecht und in der Personalpolitik informiert?
Fragen zu Verhalten und Persönlichkeit
- Wie gehen Sie mit stressigen Situationen um, und können Sie ein Beispiel nennen, bei dem Sie ruhig geblieben sind?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie Initiative ergriffen haben, um ein Problem zu lösen. Was hat Sie motiviert?
- Was motiviert Sie, jeden Tag zur Arbeit zu kommen und wie tragen Sie diese Motivation ins Team?
- Wie würden Ihre Kolleg*innen Sie in drei Worten beschreiben?
- Wie gehen Sie mit Kritik um und wie nutzen Sie sie, um sich zu verbessern?
Wer sollte an einem Interview mit einem/einer HR-Assistant*in teilnehmen?
Idealerweise habe Sie einen mehrstufigen Interview-Prozess. In einem ersten kurzen Interview können die Kommunikationsfähigkeit sowie die generelle Eignung des Kandidaten geprüft werden. Hierzu reicht in der Regel die Teilnahme eines Recruiters. In weiteren Prozess-Schritten sollten neben dem Recruiter auch Vorgesetzte und Kollegen aus dem Fachbereich dabei sein, um die fachlichen Fähigkeiten des Kandidaten zu bewerten.
Die Organisation von Interview-Terminen kann mitunter sehr aufwändig sein und sich über einen längeren Zeitraum hinweg ziehen, was zu einer signifikanten Verlängerung der Time to Hire führen kann.
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Wie bewerte ich eine/n Bewerber/in direkt nach dem Interview?
Eine strukturierte Bewertung nach dem Interview ist entscheidend, um objektive und vergleichbare Entscheidungen zu treffen. Mit einer Scorecard lassen sich die wichtigsten Kriterien wie Fachkompetenz, kulturelle Passung und Soft Skills gezielt bewerten. Dabei wird jedem Kriterium eine Gewichtung und eine Punktzahl zugewiesen, um am Ende ein klares Gesamtbild zu erhalten. Mit OnApply können Sie solche Scorecards direkt im Tool abbilden, Bewertungen erfassen und so den Auswahlprozess effizient und transparent gestalten.
