Stellenanzeigen-Vorlage für eine*n Office Manager*in

Verwenden Sie diese Office Manager*in-Stellenanzeigenvorlage, um qualifizierte Kandidat*innen für Ihre Stellenausschreibung zu finden. Modifizieren Sie die Vorlage entsprechend Ihren Bedürfnissen. Schalten Sie dann Ihre Stellenanzeige mit onapply BASIC kostenlos auf 10 Jobbörsen und erhalten Sie im Handumdrehen Bewerber.
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Was macht ein*e Office Manager*in?

Zu den Aufgaben und Zuständigkeiten eines Office Managers bzw. einer Office Managerin gehören die Planung von Besprechungen und Terminen, die Bereitstellung von Büromaterial, die Begrüßung von Besuchern und die allgemeine administrative Unterstützung unserer Mitarbeiter*innen. Ein*e erfolgreiche*r Office Manager*in sollte auch Erfahrung in gängiger Bürosoftware (E-Mail-Tools, MS Office und Datenbanken) mitbringen und in der Lage sein, administrative Aufgaben gewissenhaft und richtig zu erledigen.

Letztendlich sollte der oder die Office Manager*in in der Lage sein, den reibungslosen Ablauf des Büros zu gewährleisten und zur Verbesserung der Unternehmensabläufe und des Tagesgeschäfts beizutragen.

So bauen Sie Ihre optimale Stellenanzeige auf:

Die 10 Basics einer guten Stellenanzeige:

Tipp #1: Logo & wichtige Infos in den Header
Tipp #2: Klare Strukturen helfen beim Lesen
Tipp #3: Jobtitel nutzen, die gesucht werden
Tipp #4: Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte
Tipp #5: Menschen lesen quer und picken sich die wichtigsten Dinge heraus
Tipp #6: Achten Sie auf den Inhalt und vermeiden Sie Verständnisprobleme
Tipp #7: AGG-Konformität
Tipp #8: Menschen lesen unterschiedlich
Tipp #9: Ruhig mal mit der Konkurrenz vergleichen
Tipp #10: Bulletpoints > Fließtext (max. 4-5 Bulletpoints pro Abschnitt)

Eine ausführliche Version der Tipps finden Sie hier.

Der „Über Ihr Unternehmen“ Stellenanzeigen-Abschnitt

Der erste Abschnitt in Ihrer Stellenanzeige sollte den Bewerber überzeugen. In diesem Abschnitt ist es wichtig Vertrauen zu schaffen und Neugier zu wecken. Die Forschung (Cable and Graham, 2000) sagt, dass besonders Unternehmenszahlen und andere reputationsschaffende Informationen den Bewerber überzeugen. Das heißt zum Beispiel Informationen wie: Unternehmensumsatz, Mitarbeiterzahl, Standorte, Kundenzahl, Produktanzahl, Gründungsjahr oder ob das Unternehmen Inhaber geführt ist helfen dem Erfolg der Stellenanzeige. Bitte nutzen Sie keine inhaltslosen Floskeln wie: „Mit unseren Innovativen Ansätzen“, „Wir arbeiten mit Kundenahen Dienstleistungen“ etc.

Der „Unternehmens-Benefits“ Stellenanzeigen-Abschnitt

Dieser Abschnitt sollte nach neuster Forschung nicht wie gewohnt am Ende der Stellenanzeige stehen. Er sollte direkt nach dem „Über Uns“-Abschnitt kommen und länger sein als die nachfolgenden Abschnitte also ca. 5-6 Bulletpoints. Alles, was Ihre Firma neuen Mitarbeiter*innen bietet, sollte hier auffindbar sein. Nutzen Sie die Chance, sich von anderen Arbeitgebern abzuheben. Was macht Ihr Unternehmen einzigartig?

Aufgaben und Anforderung für die Office Manager*in Stellenanzeige

Die Aufgaben eines*einer Office Manager*in

  • Sie dienen als Ansprechpartner*in für folgende Aufgaben: Wartung, Lieferungen, Büromaterialien, Rechnungen, Einkauf, Botengänge, Post
  • Planen von Besprechungen und Terminen
  • Bestellung von Büromaterial und Ausrüstung
  • Veranlassung notwendiger Reparaturen 
  • Organisation von Büroabläufen und -verfahren
  • Koordination mit der IT-Abteilung bezüglich aller Bürogeräte
  • Rechnungsstellung und Mahnung
  • Verwaltung von Vertrags- und Preisverhandlungen mit Dienstleistern
  • Ansprechpartner*in für Besucher
  • Unterstützung bei Neueinstellungen
  • Unterstützung der Mitarbeiter*innen (z. B. Schreibwaren, Hardware und Reiseplanung)
  • Koordination mit Anbietern von Gebäudemanagement, einschließlich Reinigung, Catering und Sicherheitsdiensten
  • Planung von internen oder externen Aktivitäten, wie Partys, Feiern und Konferenzen.

Anforderungen an eine*n Office Manager*in

  • Erfahrung als Office Manager*in
  • Kenntnis der Verantwortlichkeiten, Systeme und Verfahren von Büroadministration
  • Kenntnisse in MS Office (insbesondere MS Excel und MS Outlook)
  • Praktische Erfahrung mit Bürogeräten (z. B. Faxgeräte und Drucker)
  • Hervorragendes Zeitmanagement sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und Prioritäten zu setzen
  • Liebe zum Detail und Problemlösungskompetenz
  • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten in einem schnelllebigen Umfeld
  • Ein kreativer Geist mit der Fähigkeit, Verbesserungen vorzuschlagen

Gehalt eines Office Managers / einer Office Managerin

Das Gehalt des oder der Office Manager*in kann je nach Firma natürlich stark variieren. Laut Gehalt.de kann das Gehalt zwischen 42.000 € und 73.000 € liegen.

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Über den Autor

Das Thema Rekrutierung beschäftigt Malte schon seit dem Studium, weil die Rekrutierung das Herz jedes Unternehmens ist.

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