So verfassen Sie sympathische Absagen

Eine Absage verfasst niemand gerne – wer will schon der Bote schlechter Nachrichten sein? Stattdessen aber keine Rückmeldung zu geben ist unhöflich und hinterlässt einen unprofessionellen Eindruck bei Bewerber*innen. Mit einer sachlich und gleichzeitig persönlich formulierten Absage können Sie sich hingegen positiv von Ihrem Wettbewerb unterscheiden und wertvolle Sympathiepunkte sammeln.

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Der Kanal – wählen Sie mit Bedacht

Legen Sie zuerst fest, über welchen Kanal Sie Ihre Absage an die Bewerber*innen übermitteln wollen. Dabei orientieren Sie sich am besten am bisherigen Kontakt mit dem/der Bewerber*in. War der/die Bewerber*in beispielsweise bereits für ein Vorstellungsgespräch vor Ort, dann bringen Sie ihm/ihr mit einem kurzen Telefonat Wertschätzung entgegen. In der Regel bietet sich aber eine Mail für das Verschicken von Absagen an.

Die Formulierung – werden Sie persönlich

Wie in den meisten Situationen ist auch in der Absagemail vor allem die Formulierung entscheidend. Dazu gehört im Besonderen, jedes Absageschreiben zu personalisieren. Sprechen Sie Ihre Bewerber*innen beispielsweise namentlich an und bedanken Sie sich für das Interesse an Ihrem Unternehmen. Gehen Sie an dieser Stelle auch unbedingt darauf ein, nach welchem Bewerbungsschritt Sie absagen und zeigen Sie damit, dass Sie die Zeit, die der oder die Bewerber*in für die Bewerbung aufgebracht hat, honorieren.

Der Inhalt – bringen Sie Wertschätzung entgegen

Drücken Sie Ihr Bedauern aus, dass Sie den/die Bewerber*in nicht weiter für die Stelle berücksichtigen können. Zeigen Sie, dass Ihnen bewusst ist, dass Sie mit dieser Absage möglicherweise Hoffnungen enttäuschen. Insgesamt sollte der/die Bewerber*in in jeder Situation das Gefühl haben, dass er/sie von Ihrem Unternehmen als Person wertgeschätzt wird. Je nach Bewerbungsschritt, können Sie auch Tipps mitschicken, wie sich der/die Bewerber*in weiter qualifizieren kann. Wenn Sie außerdem begründen wollen, warum sie absagen, beachten Sie unbedingt die rechtlichen Risiken.

Der rechtliche Rahmen – vermeiden Sie Klagen

In Deutschland soll das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) Diskriminierung und Benachteiligung verhindern. Das gilt insbesondere für Einstellungsverfahren. Als Konsequenz kann jedoch schon die kleinste Andeutung über den Absagegrund den Boden für eine Klage bereiten. Seien Sie daher extrem vorsichtig, welche Gründe Sie dem/der Bewerber*in für Ihre Absage nennen und lassen Sie Ihre Formulierungen gegebenenfalls von einem Juristen prüfen.

Der Stil – zeigen Sie Charakter

Formulieren Sie den restlichen Text passend zu Ihrem Unternehmenscharakter und verleihen Sie ihm dadurch Individualität. Viele Unternehmen nutzen unpersönliche Standardphrasen, um ihren Bewerber*innen abzusagen. Hier liegt Ihre Chance, durch wenige persönliche Akzente mit einer eigentlich negativen Nachricht positiv aufzufallen.

Die Formalia – seien Sie vorbereitet

Es ist völlig legitim, sich Vorlagen und Formulierungskataloge für das Verschicken von Absagen anzulegen, um das Verfassen zu erleichtern. Gerade bei einer großen Menge zu verschickender Absageschreiben vermeiden Sie dadurch Flüchtigkeitsfehler und sparen wertvolle Arbeitszeit. Legen Sie Ihre Vorlagen so an, dass Sie diese bei Bedarf mit nur wenigen Handgriffen personalisieren (s.o.) und verschicken können.

Der Zeitpunkt – terminieren Sie Ihre Absage

Doch auch, wenn Sie damit innerhalb weniger Minuten eine personalisierte, versandbereite Absage formuliert haben: Verschicken Sie die Absage nicht sofort nach dem letzten Kontakt mit dem/der Bewerber*in. Er/sie sollte nicht das Gefühl haben, dass Sie die Entscheidung lediglich ein einfaches Kopfschütteln gekostet hat. Lassen Sie aber auch niemanden zu lange warten: Spätestens eine Woche nach einem Telefoninterview oder persönlichen Gespräch sollten Sie sich zurückmelden.

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Absage trotz Qualifikation – bleiben Sie dran

Sie mussten einem/einer eigentlich qualifizierten Bewerber*in absagen, weil gerade alle Stellen besetzt sind? Schade, aber Ihnen bietet sich hier die Chance, sich gute Bewerber*innen für einen geeigneten Zeitpunkt warm zu halten. Verweisen Sie den/die Bewerber*in daher auf Ihre Karriereseite und ermutigen sie ihn oder sie, sich zu einem anderen Zeitpunkt noch einmal zu bewerben. Wenn Sie sich nicht darauf verlassen wollen, dass sich der oder die Bewerber*in zu einem anderen Zeitpunkt erneut bei Ihnen bewirbt, können Sie ihn/sie auch direkt kontaktieren, wenn Sie das nächste Mal eine Stelle zu besetzen haben. Allerdings müssen Sie alle Daten eines Bewerbers / einer Bewerberin nach spätestens sechs Monaten löschen.

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Fazit

Jedes Unternehmen muss an der einen oder anderen Stelle eine Absage verschicken. Wenn Sie einen sympathischen Stil finden, Ihren Bewerber*innen mit Einfühlungsvermögen abzusagen, kann Sie das auf dem Arbeitsmarkt positiv von Ihrem Wettbewerb unterscheiden. Gerade unter dem Aspekt, dass viele der Jobsuchenden durch Empfehlungen auf Unternehmen aufmerksam werden, sollte der letzte Punkt eine wichtige Rolle spielen. Behalten Sie beim Verfassen von Absagen immer im Hinterkopf, wie Sie selbst gerne über eine Ablehnung informiert werden wollen.

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Über den Autor

Das Thema Rekrutierung beschäftigt Malte schon seit dem Studium, weil die Rekrutierung das Herz jedes Unternehmens ist.

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