Was macht ein gutes Bewerbermanagement-System aus?

Die Zeiten, in denen sich Unternehmen mit verschiedenen Papierstapeln voller Bewerbungsunterlagen beschäftigen mussten, ist zum Glück vorbei. Die Verwaltung von Bewerbungen, die per Post oder E-Mail eingehen und in den E-Mail-Postfächern oder mit Excel-Tabellen gemanagt werden, ist mühsam, nicht datenschutzkonform und kostet viel Zeit. Ein hoher Verwaltungsaufwand ist ohne IT-Unterstützung kaum noch zu bewältigen. Aber was macht eigentlich eine gute Bewerbermanagementsoftware aus?

Wer die besten Kandidat*innen haben will, muss für eine positive Candidate Experience sorgen und das geht nicht mit organisatorischem Chaos und langen Feedback-Zeiten. Bewerbermanagement-Lösungen können dabei helfen, den Bewerbungsprozess zu verschlanken und im Handumdrehen passende Mitarbeiter*innen zu finden.

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Sie behalten den Überblick über den gesamten Recruiting-Prozess

Mit einer Software können Sie alle Informationen an einem Ort verwalten und behalten den Überblick über Ihre Ausschreibungen, Bewerbungen und anstehenden Aufgaben mithilfe eines klar strukturierten Dashboards. So geht Ihnen keine Bewerbung mehr verloren.

Geben Sie Ihren Bewerber*innen zügig Feedback über den Bewerbungsstatus und bleiben Sie somit positiv in Erinnerung. Sie erstellen mobil-optimierte Karriereseiten und Stellenanzeigen, die Sie zu jeder Zeit anpassen können und mit einem Klick auf Ihrer Karriereseite veröffentlichen. Bewerbungsunterlagen werden nicht mehr in E-Mail-Ordnern oder Excel-Listen verwaltet, sondern einheitlich und datenschutzkonform in einem System.

Analysemöglichkeiten und Auswertungsfunktionen bieten die Möglichkeit, alle Kennzahlen zu visualisieren. Die Transparenz ermöglicht es, die Prozesse zu optimieren und den Rekrutierungserfolg zu verbessern. Sie haben alle Kennzahlen, die den Recruiting-Prozess betreffen, im Überblick und können diese sichtbar machen.

Mit Bewerbungsformularen Bewerber*innenfluten managen

Der Traum eines jeden Personalers und einer jeden Personalerin ist es, auf den ersten Blick zu sehen, wer der oder die richtige Kandidat*in für die zu besetzende Stelle ist.

Mit Bewerbungsformularen können Sie Bewerber*innenfluten managen, sowie schneller und präziser eine Entscheidung fällen. Mit der einfachen Erstellung von Bewerbungsformularen können Sie Ihre eingegangenen Bewerber*innen nach Kriterien wie z. B. Sprachkenntnissen, Skills, Bildung etc. filtern und sie somit leichter miteinander vergleichen.

Sie erhalten lediglich die relevanten Informationen, die Sie im Formular abfragen. Matching- und Ranking-Funktionen unterstützen bei der Vorauswahl. Die Daten werden automatisch erfasst und sortiert. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass Sie die passenden Fragen im Formular stellen. Das Format sind meistens Dropdown- oder Checkbox-Fragen. Auch Bewerber*innen profitieren von mobil-optimierten Bewerbungsformularen. Die Bewerbung erfolgt blitzschnell.

Steigerung der Produktivität durch mobiles Teamwork aus der Cloud

Cloud-basierte SaaS-Lösungen (»Software-as-a-Service«) haben sich bereits etabliert. Sie lassen sich innerhalb weniger Minuten und ohne IT-Unterstützung einrichten. Dadurch erlangen auch KMUs zu fortschrittlichen Lösungen. Sie sind von der IT unabhängig und haben alle Änderungen in der Hand. Tauschen Sie sich mit Ihren Kolleg*innen und den Abteilungen effizienter innerhalb der cloud-basierten Software aus und verhindern Sie hohen Abstimmungsaufwand. Teilen Sie beispielsweise die Kandidat*innen mit Ihren Kolleg*innen und stimmen Sie sich über die Kommentarfunktion ab. Laden Sie autorisierte Nutzer*innen ein, treffen Sie gemeinsam Entscheidungen und gehen Sie sicher, dass Sie gemeinsam den geeigneten Kandidaten oder die geeignete Kandidatin für Ihre Vakanz finden. Und das alles ohne Email-Ping-Pong oder Meeting-Marathon.

Beschleunigung der Bewerber*innen-Kommunikation mithilfe von automatisierten E-Mails

Die Bewerber*innen-Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil im Rekrutierungsprozess. Nichts turnt Bewerber*innen mehr ab, als unzureichende Kommunikation oder standardisierte Massenmails. Keine Rückmeldung zu geben oder lange Wartezeiten sind unhöflich und hinterlassen einen unprofessionellen Eindruck bei Bewerber*innen. Hinzu kommt, dass man qualifizierte Bewerber*innen verliert, weil sie in der Zwischenzeit schon andere Angebote wahrgenommen haben. Beschleunigen Sie Ihre Entscheidungen und zeigen Sie mit einem schnellen Feedback Wertschätzung gegenüber Ihren Bewerber*innen. Dies führt zu einer besseren Candidate Experience.  Es ist völlig legitim, sich aus hinterlegten Vorlagen für das Verschicken von Eingangsbestätigungen, Einladungen und Absagen zu bedienen, um das Verfassen zu erleichtern. Gerade, wenn Sie eine große Menge an Absageschreiben verschicken müssen, vermeiden Sie Flüchtigkeitsfehler und verkürzen die Reaktionszeit. Ihnen fehlen noch Formulierungsbeispiele? Hier finden Sie E-Mail Vorlagen.

Hohe Reichweite erreichen durch gezielte Stellenanzeigen-Schaltung

Wo Sie Ihre Stellenanzeige schalten, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab: Suchen Sie regional, national oder sogar international nach Bewerber*innen? Suchen Sie nach Berufseinsteiger*innen oder Berufserfahrenen? Welches Budget haben Sie zur Verfügung? Gute Bewerbermanagement-Lösungen bieten die Möglichkeit an, Stellenanzeigen-Angebote direkt aus dem System zu buchen und sie über eine Multiposting-Funktion auf mehreren Plattformen gleichzeitig zu schalten. So gewinnen Sie eine höhere Reichweite und verkürzen die Time-to-Hire. In vielen Fällen ist es ratsam, Stellenanzeigen nicht exklusiv auf einer Plattform zu schalten, sondern ein Paket aus verschiedenen Jobbörsen zusammenzustellen. Bewerbermanagement-Lösungen kombinieren zum Beispiel Generalisten mit fachspezifischen Jobbörsen, oder eine Online-Stellenanzeige mit einer Printanzeige, um Ihre Chance, die richtigen Bewerber*innen zu finden, zu maximieren. Mit den vorgefertigten zielgruppengerechten Stellenanzeigen-Paketen finden Sie den passenden Jobbörsen-Mix. Nutzen Sie zusätzlich Social-Media-Kanäle, wenn Sie insbesondere die Generation Y oder Z erreichen wollen. Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf, um im „War for Talent“ die besten Bewerber*innen noch schneller zu gewinnen.

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Sie sind noch nicht überzeugt?

Wer noch nie mit einer Bewerbermanagement-Software gearbeitet hat, wird vielleicht denken, dass sie vor allem sehr aufwendig oder teuer sein kann. Neue Technologien eröffnen jedoch neue Möglichkeiten und entlasten Personaler*innen. Sie können Ihre Time-to-Hire (Zeit bis zur Einstellung) von durchschnittlich 42 Tagen auf 20 Tage verkürzen, die Transparenz und die Nachvollziehbarkeit der Prozesse erhöhen, Kosten und Zeit sparen, die Prozesse besser steuern und die Fehlerquoten minimieren. Je besser die Recruiting-Prozesse, desto schneller finden Sie Ihre Traumkandidat*innen.

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Über onapply

Mit unserer cloud-basierten Software erstellen Sie moderne Stellenanzeigen, buchen im Shop bequem die Schaltung auf 400+ Online-Jobbörsen und managen Ihre eingehenden Bewerbungen. IT-Kenntnisse brauchen Sie dafür nicht. Sollten Sie jedoch Fragen rund um Ihre Stellenanzeigen haben, steht Ihnen bei uns immer ein persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung.

Über den Autor

Das Thema Rekrutierung beschäftigt Malte schon seit dem Studium, weil die Rekrutierung das Herz jedes Unternehmens ist.

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