Ihr Ratgeber für Chatbots im Recruiting (und die einfache Alternative)

In 2016 ging es richtig los: Mit der Verkündung von Facebook sich dem Thema AI und Messenger zu widmen nahm das Thema “Chatbots” richtig fahrt auf. Tausende Anwendungen wurden entwickelt. Sogar Karl Klammer “Clippy” von Microsoft ist seit letztem Jahr wieder da. Konsumenten drängen auf immer mehr Flexibilität. Marken und Anbieter müssen sich darauf einstellen, zu jeder Tages- und Nachtzeit wichtige Support- und Serviceanfragen zu erhalten. Bei Online-Shops, Marketingaktionen und Serviceanfragen (z.B. bei Reiseanbietern)  etablieren sich Chatbots.  Chatbots sind also vielseitig –  sind Sie auch fürs HR einsetzbar?

Der Chatbot-Hype ist vielversprechend, aber keine Garantie für Erfolg. Wo die Bots bei einfachen Fragen häufig punkten können und für Unternehmen Zeit und Geld sparen können, so liegen sie bei komplexen Anfragen, Empfehlungen und falscher Wortwahl oft daneben oder sind wenig glaubwürdig. Der vielversprechendste Ansatz besteht darin, HR-Chatbots auf ganz bestimmte Dienste zuzuschneiden. Das heißt die Personalabteilung muss im Vorfeld eine Bot-Konzeption ausarbeiten, in der der gewünschte Einsatz und das Fachgebiet des Bots, die potenzielle Rolle des Teams selbst im Gesamtprozess und das erwartete Ergebnis beschrieben werden. Wie immer kann ein Bot nur so gut sein wie die Vorbereitungsarbeit und Menschen die ihn einsetzen.

HR bleibt beim Thema Bewerberkommunikation über Bots vorsichtig, noch haben laut Gartner weniger als 10% der HR Abteilungen Chatbots einmal ausprobiert. Kommunikation mit Bewerbern kann sehr individuell sein und daher nicht geeignet oder zu komplex für einen Chatbot. Der Einsatz im HR bietet sich vor allen Dingen in der Rekrutierung, z.B. auf der Karriereseite an. Hier können zum einen regelmäßig ähnliche Fragen auftauchen und es ist noch keine enge Beziehung mit dem Bewerber etabliert wo der Einsatz eines Bots nicht störend wirken kann. 

Was können Chatbots besonders gut? 

  • Ein Chatbot ist 24/7 erreichbar
  • Ein Chatbot reagiert innerhalb weniger Sekunden
  • Ein Chatbot  kann sehr viele Anfragen gleichzeitig beantworten.
  • Ein Chatbot kann standardisierte, hinterlegte Informationen herausgeben

Ein Chatbot hat also das Potential Ihnen Zeit und Nerven zu sparen.

In welchen Fällen sind Chatbots gut geeignet?

  • Wenn Sie viele sich wiederholende Anfragen erhalten
  • Wenn Ihre Antwortzeiten z.B. über Email und Telefon zu lang sind und sie deshalb Bewerber verlieren

Wann macht es Sinn Chatbots einzusetzen? 

  • Sie haben sehr viele Stellenangebote online
  • Bewerber haben bei Ihnen lange Wartezeiten
  • Sie haben viel Wettbewerb um die besten Bewerber 
  • Die haben die Kapazitäten und das Budget für die Konzeption

Vermeiden Sie diese Fehler 

Tun Sie nicht so als wäre Ihr Chatbot ein Mensch!

Setzen Sie Chatbots nicht als Barriere ein, machen Sie es Bewerbern auch möglich Sie direkt zu kontaktieren. Sonst führt so ein Bot auch schnell zu Frust beim Bewerber.

Vor der Entscheidung sollten Sie folgendes klären

  • Erhalten Sie durch einen Chatbot mehr Bewerber? bzw. verlieren Sie zur Zeit Bewerber?
  • Erhalten Sie zu wenig passende Bewerbungen, weil nicht alle Informationen für Bewerber sofort zu sehen sind?
  • Lassen sich diese Probleme mit einem Chatbot lösen? oder braucht es eine Vorgespräch? tut es auch ein FAQ? oder eine übersichtliche Karriereseite?
  • Braucht es bei den Anfragen auch emotionale Kompetenz?
  • Welche Funktion soll ein Chatbot haben? 
  • Welche Fragen soll ein Chatbot stellen?
  • Welche Fragen muss er beantworten können?
  • Wie reagiert er, wenn er auf eine Anfrage stößt, die er nicht beantworten kann?
  • Für welche Zielgruppen ist der Chatbot gedacht? 

Während sich die KI verbessert und Chatbots immer häufiger eingesetzt werden, gibt es für Arbeitgeber, die Chatbots im Einstellungsprozess einsetzen wollen, noch eine Reihe von Herausforderungen.

Trotz technologischer Fortschritte können Chatbots das menschliche Denken nicht vollständig nachahmen.

Wenn ein Kandidat zum Beispiel Slang oder Umgangssprache verwendet, um eine Frage zu beantworten, wird der Chatbot die Informationen höchstwahrscheinlich falsch interpretieren und den Kontext der Antwort verpassen. Dies kann den nachteiligen Effekt haben, dass Kandidaten disqualifiziert werden, die ansonsten hervorragend für eine Position geeignet sind. 

Chatbots sind im Allgemeinen auch nicht darauf programmiert, ungewöhnliche Fragen zu einem Unternehmen zu beantworten. Wenn ein Kandidat einem Chatbot eine Frage stellt, auf die er noch nie zuvor gestoßen ist oder für deren Beantwortung er nicht programmiert ist, kann er eine irrelevante Antwort geben, die den Kandidaten enttäuscht und verwirrt.

In vielen Fällen übersteigt der Aufwand den tatsächlichen Nutzen. Chatbots verbrauchen vor allem zu Beginn viele Ressourcen – nämlich zeitlichen und monetären Aufwand.

Optimierung der Bewerberkommunikation ohne Chatbot (und ohne Extra-Budget)

  1. Verbessern Sie die Informationen in Ihrer Stellenanzeige 
  2. Halten Sie die wichtigsten Infos zur Bewerbung auf Ihrer  Karriereseite bereit
    1. Erläuterung Rekrutierungsprozess
    2. Infos zum Unternehmen
    3. Benefits und Möglichkeiten in Ihrem Betrieb (Weiterbildungen, Aufstieg)
    4. Sortierte Jobausschreibungen

Fazit

Ein Chatbot braucht ein durchdachtes Konzept, ohne das ist die Telefonnummer und E-Mail-Adresse zu einem Ansprechpartner die beste Wahl. Chatbots ersetzen nicht eine ordentliche Jobausschreibung und Unternehmensprofil. Klare Struktur, auffindbare Informationen und Glaubwürdigkeit sind wichtiger als Schnelligkeit und ständige Verfügbarkeit. 

Tipps

  • Seien Sie Proaktiv: Beantworten Sie häufige Fragen zu Ihrem Unternehmen, Ihren Jobausschreibungen und Ihrem Rekrutierungsprozess in einem FAQ. 
  • Präsentieren Sie Ihre Jobangebote strukturiert: Haben Sie eine ordentliche Karriereseite wo ihre Jobs zu finden sind, mit Sortierung von Ort-und Berufsfeld
  • Verringern Sie Hürden bei der Bewerbung: Nutzen Sie ein Bewerbungsformular mit den wichtigsten Elementen

· · ·

Sie wollen eine Bewerbermanagement-Software nutzen? Nutzen Sie ganz einfach onapply.

Starten Sie direkt durch:

✔ gratis auf 10 Jobbörsen schalten

✔ moderne Stellenanzeige erstellen

✔ 400 Premium-Jobbörsen

✔ Google for Jobs gratis

Jetzt Loslegen

Persönliches Webinar:

✔ persönliches Webinar von unserem Experten

✔ Tipps & Tricks um mehr Bewerber*innen zu  begeistern

✔ kostenloser Testzugang

Demo Vereinbaren

Über onapply

Mit unserer cloud-basierten Software erstellen Sie moderne Stellenanzeigen, buchen im Shop bequem die Schaltung auf 400+ Online-Jobbörsen und managen Ihre eingehenden Bewerbungen. IT-Kenntnisse brauchen Sie dafür nicht. Sollten Sie jedoch Fragen rund um Ihre Stellenanzeigen haben, steht Ihnen bei uns immer ein persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung.

Über den Autor

Das Thema Rekrutierung beschäftigt Malte schon seit dem Studium, weil die Rekrutierung das Herz jedes Unternehmens ist.

Hier können Sie weiterlesen

Interviewfragen für die Stelle Bankkaufmann*frau

So führen Sie ein Jobinterview für die Stelle Bankkaufmann*frau Diese Zusammenstellung von Jobinterview-Fragen hilft Ihnen bei dem Einstellungsverfahren eines*r Bankkaufmann*frau.   Was macht ein*e Bankkaufmann*frau und worauf müssen Sie achten? Wenn Sie einen...

Interviewfragen für die Stelle Rezeptionist*in

So führen Sie ein Jobinterview für die Stelle Rezeptionist*in Diese Zusammenstellung von Jobinterview-Fragen hilft Ihnen bei dem Einstellungsverfahren eines*r Rezeptionist*in.   Was macht ein*e Rezeptionist*in und worauf müssen Sie achten? Rezeptionisten sitzen...

Interviewfragen für die Stelle Betriebsleiter*in

So führen Sie ein Jobinterview für die Stelle Betriebsleiter*in Diese Zusammenstellung von Jobinterview-Fragen hilft Ihnen bei dem Einstellungsverfahren eines*r Betriebsleiter*in.   Was macht ein*e Betriebsleiter*in und worauf müssen Sie achten? Betriebsleiter...

Interviewfragen für die Stelle Steuerberater*in

So führen Sie ein Jobinterview für die Stelle Steuerberater*in Diese Zusammenstellung von Jobinterview-Fragen hilft Ihnen bei dem Einstellungsverfahren eines*r Steuerberater*in.   Was macht ein*e Steuerberater*in und worauf müssen Sie achten? Steuerberater...

Interviewfragen für die Stelle Buchhalter*in

So führen Sie ein Jobinterview für die Stelle Buchhalter*in Diese Zusammenstellung von Jobinterview-Fragen hilft Ihnen bei dem Einstellungsverfahren eines*r Buchhalter*in.   Was macht ein*e Buchhalter*in und worauf müssen Sie achten? Wirtschaftsprüfer...

Interviewfragen für die Stelle Büroassistenz (m/w/d)

So führen Sie ein Jobinterview für die Stelle Büroassistenz (m/w/d) · · ·Diese Beispiel-Interviewfragen für die Stelle Büroassistenz testen Kandidaten auf ihre fachlichen und persönlichen Fähigkeiten, damit Sie die qualifiziertesten Personen einstellen können.  Was...

Interviewfragen für die Stelle Office Manager (m/w/d)

So führen Sie ein Jobinterview für die Stelle Office Manager (m/w/d) · · ·Diese Beispiel-Interviewfragen für die Stelle Office Manager testen Kandidaten auf ihre fachlichen und persönlichen Fähigkeiten, damit Sie die qualifiziertesten Personen einstellen können.  Was...