Diese 15 Schritte sollte jedes Einstellungsverfahren haben.

Bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters muss ein Unternehmen einen schrittweisen Prozess durchlaufen, um seinen Bedarf zu ermitteln, die qualifiziertesten Kandidaten zu rekrutieren und schließlich einzustellen. Die meisten Unternehmen haben ihren eigenen Einstellungsprozess. Im Folgenden werden die häufigsten Schritte im Einstellungsverfahren in allen Branchen und unabhängig von der Unternehmensgröße beschrieben. Denken Sie jedoch daran, dass die spezifischen Details des Einstellungsverfahrens für jedes Unternehmen einzigartig sind.

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Die 15 Schritte des Einstellungsverfahrens

1. Identifizieren Sie den Mitarbeiterbedarf

Der Einstellungsprozess beginnt mit der Ermittlung eines Bedarfs innerhalb Ihrer Organisation. Dieser Bedarf kann von der Besetzung einer vakanten Stelle, der besseren Bewältigung der Arbeitsbelastung eines Teams oder der Erweiterung der Reichweite der organisatorischen Aufgaben variieren. Mit anderen Worten: Es handelt sich entweder um neu geschaffene oder kürzlich frei gewordene Positionen.

2. Entwickeln Sie einen Rekrutierungsprozess

Sobald eine Organisation einen Einstellungsbedarf feststellt, sollte sie mit der Rekrutierung beginnen. Im Falle neu geschaffener Positionen sollten Organisationen klar erkennen, wie die neue Rolle mit ihren Zielen und ihrem Geschäftsplan übereinstimmt. Organisationen sollten auch die relevanten internen Teams und Mitarbeiter in jeder Phase des Einstellungsverfahrens über die neue Position auf dem Laufenden halten. Es ist wichtig, dass alle an der Einstellungsentscheidung Beteiligten dem Einstellungsverfahren, den Schritten und den geeigneten Kommunikationskanälen zustimmen. Zur Rekrutierung gehört auch eine Strategie, wie die neue Position intern und extern bekannt gemacht werden kann, Kriterien für die erste Kandidatenauswahl, wie der Interviewprozess aussehen wird und wer die Interviews führen wird.

3. Erstellen Sie die Stellenanzeigen

Das einstellende Team oder die Abteilung sollte damit beginnen, eine Stellenbeschreibung zu erstellen, die eine nach Prioritäten geordnete Liste von Stellenanforderungen, besonderen Qualifikationen, gewünschten Eigenschaften und erforderlicher Erfahrung enthält. Die Stellenbeschreibung sollte auch Informationen über Gehalt und Sozialleistungen enthalten.

4. Schalten und verbreiten Sie Ihre Stellenanzeige

Die Identifizierung hoch qualifizierter potenzieller Kandidaten beginnt intern. Beginnen Sie daher damit, die derzeitigen Mitarbeiter über die Eröffnung zu informieren. Wenn Sie entschlossen sind, die Stelle intern zu besetzen, kann die Stellenausschreibung dort enden. Wenn Sie jedoch an externen Kandidaten interessiert sind, sollten Sie diese Informationen bei der internen Benachrichtigung angeben. Externe Werbung besteht wahrscheinlich aus einer Kombination aus der Website des Unternehmens und Social-Media-Plattformen, Stellenangeboten auf Jobbörsen, Jobmessen, Branchenpublikationen und -veranstaltungen, Anzeigen in lokalen Zeitungen und Mund-zu-Mund-Propaganda. Die Werbung wird wahrscheinlich aus einer Kombination der Unternehmens-Website und der Social-Media-Plattformen sowie aus Stellenangeboten wie LinkedIn, Branchenpublikationen und Veranstaltungen, Anzeigen in lokalen Zeitungen und Mundpropaganda bestehen.

5. Active Sourcing und soziale Medien für Ihre Stellenanzeige

Über einfache Stellenausschreibungen hinaus sollten die einstellenden Mitarbeiter über LinkedIn, soziale Medien und Jobmessen direkt auf Wunschkandidaten zugehen. Aktive Rekrutierung wird dazu beitragen, Bewerbungen von potentiellen Kandidaten zu generieren, die nicht aktiv auf der Suche nach neuen Stellen sind, die aber für die freie Stelle perfekt geeignet sein könnten.

6. Überprüfung der Bewerbungen in Ihrer Bewerbermanagement Software

Ihre Organisation verfügt wahrscheinlich bereits über einen Mechanismus für den Empfang von Bewerbungen – per E-Mail, ein Bewerbermanagementsystem (BMS) usw. In vielen Fällen beginnt der Überprüfungsprozess mit Vertretern der Personalabteilung, die die Bewerbungen prüfen und jeden Bewerber ausschließen, der die Mindestanforderungen für die Stelle oder das Unternehmen im Allgemeinen nicht erfüllt. In anderen Fällen kann es das Rekrutierungsteam oder der Personalleiter vorziehen, jede Bewerbung zu prüfen. Sobald ein Stapel qualifizierter Bewerbungen zusammengestellt ist, sollte das Rekrutierungsteam die verbleibenden Kandidaten prüfen und diejenigen identifizieren, die sie interviewen möchten.

7. Telefoninterview/Vorabprüfung der Bewerber*innen

Erstgespräche beginnen in der Regel mit Telefongesprächen mit HR-Vertretern. Bei Telefoninterviews wird festgestellt, ob die Bewerber über die erforderlichen Qualifikationen verfügen, um die Position zu besetzen und der Kultur und den Werten einer Organisation zu entsprechen. Telefoninterviews ermöglichen es Unternehmen, die Liste der Kandidaten weiter einzuschränken und gleichzeitig die Unternehmensressourcen effizient einzusetzen.

8. Detailierte Vorstellungsgespräche

Je nach Größe der Organisation und der Anzahl der Entscheider, sind für die verbleibenden Kandidaten ein oder mehrere Vorstellungsgespräche vorgesehen. Die Interviews beinhalten:

Frühe Vorstellungsgespräche sind in der Regel persönliche Einzelgespräche zwischen den Bewerbern und dem einstellenden Manager. Bei den ersten Vorstellungsgesprächen geht es in der Regel um die Erfahrung, die Fähigkeiten, den Werdegang und die Verfügbarkeit der Bewerber.
Zusätzliche Gespräche mit dem Management, den Mitarbeitern, Führungskräften und anderen Mitgliedern der Organisation können entweder Einzelgespräche oder Gruppengespräche mit dem Personaler oder Abteilungsleiter sein. Sie können formell oder zwanglos sein; vor Ort, extern oder online über Skype, Google Hangouts usw. Zusätzliche Vorstellungsgespräche sind tiefergehend; so konzentriert sich z. B. bei Vorstellungsgesprächen zwischen einem Kandidaten und mehreren Mitgliedern des Rekrutierungsteam jedes Mitglied auf ein bestimmtes Thema oder einen bestimmten Aspekt der Stelle, um Redundanzen zu vermeiden und ein vertieftes Gespräch über die Rolle und die Kandidaten zu gewährleisten.

9. Beurteilung des Bewerbers

Sobald die Vorstellungsgespräche abgeschlossen sind oder während ihres Abschlusses, weisen die Unternehmen den Bewerbern oft einen oder mehrere standardisierte Tests zu. Diese Prüfungen messen eine Vielzahl von Variablen, darunter Persönlichkeitsmerkmale, Problemlösungsfähigkeit, logisches Denken, Leseverständnis, emotionale Intelligenz und mehr.

10. Hintergrundprüfung des Bewerberes

Ihre erste Stellenausschreibung sollte darauf hinweisen, dass alle Kandidaten einer Hintergrundprüfung unterzogen werden. Background Checks überprüfen das Strafregister der Kandidaten, verifizieren die Beschäftigungsgeschichte und die Anspruchsberechtigung und führen Bonitätsprüfungen durch. Einige Organisationen überprüfen auch Konten in sozialen Medien (Facebook, Twitter usw.), um sicherzustellen, dass potenzielle Mitarbeiter das Unternehmen wahrscheinlich professionell repräsentieren. Je nach Position können auch Drogentests gerechtfertigt sein.

11. Entscheidung welche Bewerber*in soll es sein

Nach der Durchführung von Hintergrund- und Referenzprüfungen ermittelt das einstellende Personal seine erste Wahl. Die einstellenden Mitarbeiter sollten auch einen Ersatzkandidaten auswählen, für den Fall, dass die erste Wahl das Angebot ablehnt oder die Verhandlungen keinen unterzeichnetes Angebot vorlegen können. Für den Fall, dass kein Kandidat die Einstellungskriterien erfüllt, sollte das Rekrutierungsteam entscheiden, ob der Einstellungsprozess von vorn beginnen soll oder nicht. Wenn dies der Fall ist, sollte das Team erörtern, ob der Einstellungsprozess angepasst oder geändert werden sollte, um günstigere Kandidaten zu finden.

12. Referenzprüfung der Bewerber*in

Referenzprüfungen sollten alle relevanten Informationen überprüfen, die der Kandidat über seine frühere Beschäftigung mitteilt – Arbeitsleistung, Erfahrung, Verantwortlichkeiten, Verhalten am Arbeitsplatz usw. Eine typische Frage für Referenzen ist: „Würden Sie diese Person wieder einstellen?

13. Arbeitsvertrag aufsetzen und verhandeln

Sobald ein Spitzenkandidat identifiziert ist, sollte die Organisation ein erstes Angebot unterbreiten. Das Angebotsschreiben sollte das Gehalt, die Sozialleistungen, die bezahlte Freistellung, das Anfangsdatum, eine mögliche Abfindung, die Politik der Fernarbeit, die Ausstattung des Unternehmens und andere Beschäftigungsbedingungen enthalten. Verhandlungen werden wahrscheinlich folgen. Daher sollte das einstellende Personal intern festlegen, welche Elemente des Angebotsschreibens verhandelbar sind und welche nicht. Es ist typisch, dass Bedingungen wie Gehalt, flexible Arbeitszeiten und Homeoffice verhandelbar sind.

14. Arbeitsvertrag unterschreiben + Einstellungsprozess

Nach den Verhandlungen und sobald der Kandidat das Stellenangebot akzeptiert, wird er eingestellt. Mit der Annahme eines Angebotsschreibens beginnt ein Prozess des Ausfüllens und Einreichens von Unterlagen im Zusammenhang mit der Beschäftigung. Dazu können gehören:

Eine Checkliste mit allen erforderlichen Unterlagen, die von neuen Mitarbeitern auszufüllen sind
Das Mitarbeiterhandbuch einer Organisation

15. Onboarding der neuen Mitarbeitenden

Mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist der Einstellungsprozess nicht abgeschlossen. Eine einladende und professionelle Einarbeitung Ihres neuen Mitarbeiters trägt dazu bei, ihn so zu integrieren, dass der Grundstein für eine langfristige produktive Beziehung zwischen ihm und Ihrem Unternehmen gelegt wird. Ein Begrüßungsschreiben wird dringend empfohlen. Von dort aus sollte sich das zuständige Management vor dem Eintrittstermin an den Mitarbeiter wenden, um ihn im Unternehmen willkommen zu heißen.

Ihr Arbeitsplatz sollte vor dem ersten Tag vorbereitet, gereinigt und mit den erforderlichen Zeugnissen und Geräten ausgestattet werden. Wenn eine Orientierung Teil des Einführungsprozesses ist, stellen Sie sicher, dass Ihr Mitarbeiter ein klares Verständnis der Erwartungen und des Zeitplans dieser Veranstaltungen hat. Ziehen Sie schließlich in Betracht, Ihrem neuen Mitarbeiter einen Mentor zuzuweisen, der ihm bei der Eingewöhnung in seine neue Position und Organisation hilft und ihn auf langfristiges Wachstum und Erfolg einstellt.

Planen Sie Ihren eigenen Einstellungsprozess

Ein detaillierter Einstellungsprozess ist ein notwendiges Element für den organisatorischen Erfolg. Die Entwicklung und Umsetzung eines konsistenten Einstellungsplans hilft Ihnen, Ihre Fähigkeit zu optimieren, den stärksten Kandidaten zu identifizieren und gleichzeitig ein klares Verständnis Ihres Einstellungsprozesses zu schaffen, falls Sie ihn verbessern müssen. Darüber hinaus endet eine Einstellung nicht mit einem unterzeichneten Angebotsschreiben. Der Übergang vom akzeptierten Vertrag über den Einarbeitungsprozess bis in die frühe Phase der Anstellung ist für ein langfristiges Unternehmenswachstum von entscheidender Bedeutung.

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Das Thema Rekrutierung beschäftigt Malte schon seit dem Studium, weil die Rekrutierung das Herz jedes Unternehmens ist.

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