So führen Sie ein Jobinterview für die Stelle Office Manager (m/w/d)

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Diese Beispiel-Interviewfragen für die Stelle Office Manager testen Kandidaten auf ihre fachlichen und persönlichen Fähigkeiten, damit Sie die qualifiziertesten Personen einstellen können. 

Was macht ein Office Manager und worauf müssen Sie achten?

Office Manager oder Büroleiter ist eine Position auf mittlerer bis hoher Ebene, die umfangreiche administrative Erfahrung erfordert. Sie werden jemanden einstellen wollen, der organisiert, unerschütterlich und kompetent ist und über eine tadellose persönliche Marke verfügt. Ihr Team wird sich darauf verlassen, dass Ihr Büroleiter im Notfall, vielleicht unter unklaren Umständen, fundierte Entscheidungen trifft. Möglicherweise betreten sie sogar das Territorium der Personalabteilung, indem sie gelegentlich die Mitarbeiter coachen, beraten oder disziplinieren. Mit diesen Interviewfragen für den Office Manager werden sowohl administrative als auch zwischenmenschliche Fähigkeiten beurteilt.

Dieser Mitarbeiter wird für das reibungslose Funktionieren Ihres Arbeitsplatzes von zentraler Bedeutung sein, also lernen Sie aus diesen Gesprächen so viel wie möglich. Stellen Sie Interviewfragen, die nur jemand mit praktischer Erfahrung als Büroleiter beantworten kann. Stellen Sie „warum“ als nachfolgende Interviewfrage für Office Manager. Soft Skills sind für diese Rolle von entscheidender Bedeutung, also machen Sie sich ein Bild davon, wie sie das Vertrauen ihrer Kollegen erwecken und Konflikte lösen würden. Diese Person kann auch mit dem Aufbau und der Leitung ihres eigenen Teams betraut werden. Wenn dies der Fall ist, sollten Sie unbedingt Fragen stellen, die sich auf diese Büroverwaltungsaufgaben beziehen.

Was macht ein Büroleiter?
Büroleiterinnen und Büroleiter sind dafür verantwortlich, die Wartung der Bürosysteme und der Arbeitsräume zu beaufsichtigen und eine effiziente und produktive Arbeitsumgebung für Ihr Team zu gewährleisten. Sie arbeiten unabhängig, aber gelegentlich beraten und unterstützen sie leitende Mitarbeiter. Sie sind die Hüter der Schlüssel, des Büromaterialschranks, der Taxigutscheine, der Firmenkreditkarte – jede Ressource, die Ihre Mitarbeiter zur Erledigung ihrer Arbeit benötigen. Sie verwalten das G&A-Budget (allgemeines und administratives Budget). Sie sind auch dafür verantwortlich, die betrieblichen und administrativen Verfahren des Unternehmens in- und auswendig zu kennen und dieses Wissen bei Bedarf mit Ihrem Team zu teilen.

Betriebliche und situative Fragen

  • Wie planen Sie Ihren Zeitplan für den Tag?
  • Beschreiben Sie Ihren Aufgabenbereich in Ihrer vorherigen Position
  • Welche Ziele haben Sie sich in Ihrer letzten Position gesetzt? Wie haben Sie sie erreicht?
  • Beschreiben Sie einen Zeitpunkt, zu dem Sie einen Bürokonflikt gelöst haben. Was haben Sie getan und warum?
  • Beschreiben Sie, was Sie als Bürokrise einstufen würden. Wie sind Sie damit umgegangen?
  • Wie haben Sie den Überblick über die Büroressourcen behalten? (z.B. Dokumente, Büromaterial)
  • Was haben Sie getan, um die Sicherheit der Büroaufzeichnungen in Ihrer letzten Organisation zu gewährleisten?
  • Welcher administrative Prozess hat in Ihrer letzten Position gut funktioniert? Was hat nicht so gut funktioniert?
  • Wie haben Sie die Einführung eines neuen Verfahrens in der gesamten Organisation sichergestellt?
  • Wie gehen Sie mit Anfragen von Mitarbeitenden nach vertraulichen Informationen um?
  • Was ist das Schwierigste daran, ein Büroleiter zu sein?
  • Auf welche Weise haben Sie mit Ihrem Team zusammengearbeitet, um die Produktivität zu steigern?
  • Beschreiben Sie Ihren Ansatz zur Durchführung von Schulungssitzungen mit Mitarbeitern.
Wie Sie Ihren kompletten Bewerbungsprozess verbessern und verkürzen, erfahren Sie in unserem E-Book.

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Über den Autor

Das Thema Rekrutierung beschäftigt Malte schon seit dem Studium, weil die Rekrutierung das Herz jedes Unternehmens ist.

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