Was kostet es, eine freie Stelle (nicht) zu besetzen?

Um neue Mitarbeiter*innen zu finden, muss man Zeit und Geld in die Hand nehmen. Die Ausschreibung einer Stellenanzeige auf (Online)-Jobbörsen klingt gegebenenfalls zunächst überteuert. Rechnen Sie jedoch die Kosten einer nicht besetzten Stelle aus, merken Sie schnell, dass sich die Investition in die Mitarbeiter*innen-Suche durchaus lohnt. 

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Die Kosten einer unbesetzten Stelle
(Cost of Vacancy)

Um herauszufinden, wie viel Geld man zur Besetzung einer Stelle in die Hand nehmen sollte, muss man wissen, wie viel Geld es kostet, die Stelle unbesetzt zu lassen. Die Cost of Vacancy drückt aus, wie hoch die Kosten sind, die pro Tag durch eine nicht besetzte Stelle entstehen.

Je nach Position kann man eine mehr oder weniger komplizierte Kalkulation anwenden. Für wichtige Positionen sollte man sich die Zeit nehmen, eine ausführliche Rechnung durchzuführen. Bei weniger wichtigen Positionen reicht meist auch eine Standard-Formel oder man kann in Absprache mit der Finanzabteilung eine eigene Formel entwickeln.

Auf der Website von Dr. John Sullivan finden Sie einige Informationen zu den verschiedenen Berechnungen, die man nutzen kann.

Beispielrechnung der Cost of Vacancy

Für unsere Zwecke werden wir mit einer einfachen Formel rechnen.

Hierbei wird das Jahresgehalt durch die Arbeitstage im Jahr geteilt, das Ergebnis mit dem Wichtigkeits-Faktor und der durchschnittlichen Time-to-Hire multipliziert. Das sieht dann so aus:

Jahresgehalt 50.000 Euro
Arbeitstage im Jahr 250 Tage (z. B. in Hessen)
Wichtigkeitsfaktor
3 = sehr wichtig, 2 = wichtig, 1 = nötig
2
Time-to-Hire im Schnitt 42

(50.000€ / 250 Tage) * 2 * 42 = 16.800€ (fehlender Anteil am Gesamtumsatz (CoV))

Mit unseren Zahlen würde eine nicht besetzte Stelle also knapp 17.000€ kosten und das ist doch eine ganze Menge.

Wenn Sie nicht selbst rechnen wollen, haben die Kolleg*innen von „kennt ihr einen“ einen Rechner gebaut.

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Beispiele für Kosten von unbesetzten Stellen

Wenn wir die Formel auf das durchschnittliche Branchengehalt mit einer durchschnittlichen Rekrutierungsdauer (Time-to-Hire) von 114 Tagen (deutscher Durchschnitt übrigens) auf verschiedene Berufsgruppen anwenden, ergeben sich folgende Ergebnisse:

Programmierer Cost of Vacancy 65,000€ pro Jahr
Ingenieur Cost of Vacancy 94.000€ pro Jahr
Marketing Cost of Vacancy 39.500€ pro Jahr
Vertrieb Cost of Vacancy 62.000€ pro Jahr
Administration Cost of Vacancy 18.100€ pro Jahr
Handwerker Cost of Vacancy 27.500€ pro Jahr

Das sind die reinen Kosten, die entstehen, wenn eine Stelle unbesetzt bleibt.
Der Benefit, den neue Mitarbeiter*innen dem Unternehmen bringen, ist nicht eingerechnet.

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Was kostet Recruiting?

Wir wissen jetzt, wie viel die Nichtbesetzung einer Stelle ungefähr kostet. Als Vergleich schauen wir uns nun die Kosten der einzelnen Recruiting-Kanäle an.

Stellenanzeigen auf Jobbörsen lohnen sich

Die Schaltung einer Stellenanzeige auf einer Online-Jobbörse kostet im Handwerksbereich ca. 400 bis 800 EUR. Im Fachkräftebereich muss man mit ungefähr 1.200 bis 2.200 EUR pro Stelle rechnen.

Holt man einen Headhunter mit ins Boot, zahlt man in der Regel 3 Monatsgehälter des zukünftigen Mitarbeiters oder der zukünftigen Mitarbeiterin. Bei einer Stelle mit 60.000 EUR Jahresgehalt (5.000 EUR im Monat) sind das 15.000 EUR nur für den Headhunter.

Falls Sie ein Recruiting-Event organisieren, variieren die Kosten dafür stark. Ein Dinner mit 10 Personen kostet ungefähr 1.000 EUR, eine Messe zwischen 2.000 und 5.000 EUR. In beiden Fällen kommen noch die zeitlichen Aufwände Ihrer Mitarbeiter*innen hinzu.

Das kostengünstigste Mittel ist die Rekrutierung aus dem eigenen Netzwerk. Die kostet nämlich nur Ihre Zeit und Sie sollten überlegen, was Sie in den investierten Stunden hätten arbeiten können. Falls man noch kein ausgeprägtes Netzwerk hat oder schon sehr viel darüber eingestellt hat, ist es auf jeden Fall ratsam noch eine weitere Quelle zu nutzen.

Obwohl sich 1.500 EUR für eine Stellenanzeige viel anhören, ist das im Vergleich zu den Kosten einer Nichtbesetzung eher ein Bruchteil.

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Der ultimative Spartipp:
Den Rekrutierungsprozess schneller machen

Wenn Sie richtig sparen wollen, ist die entscheidende Stellschraube die Zeit bis zur Einstellung (Time-to-Hire). Je schneller Sie hier werden, desto günstiger werden Ihre Kosten für eine Nichtbesetzung.

Die Nichtbesetzung einer Ingenieursstelle kostet bei einer Time-to-Hire von 20 statt 114 Tagen nur noch 16.000 EUR pro Jahr statt 94.000 EUR. Bei handwerklichen Berufen nur 4.800 EUR statt 27.500 EUR.

Ihr Recruiting können Sie nur mit einem ganz klar definierten Prozess schneller machen. In unserem E-Book finden Sie weitere Best-Practices zur Verkürzung der Time-to-Hire.

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Über den Autor

Das Thema Rekrutierung beschäftigt Malte schon seit dem Studium, weil die Rekrutierung das Herz jedes Unternehmens ist.

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