onapply PRO
Funktionshandbuch

Mit onapply PRO können Sie kinderleicht Stellenanzeigen erstellen, auf Jobbörsen schalten und in sozialen Netzwerken teilen. Gestalten Sie individuelle Bewerbungsformulare und erhalten Sie eine mobil-optimierte Karriereseite. Teilen Sie Bewerberprofile mit Ihren Kollegen, versenden Sie automatische Eingangsbestätigungen und personalisierte Serienmails, legen Sie Rekrutierungsteams an und nutzen Sie Statistiken, um Ihr Anzeigenbudget zu optimieren.

Hier finden Sie alle Funktionen im Überblick.
So finden Sie im Handumdrehen die richtigen Mitarbeiter!

Dashboard

Das Dashboard bietet Ihnen einen übersichtlichen und klar strukturierten Einblick, um alle wichtigen Daten auf einen Blick zu erhalten.

Folgende Daten werden Ihnen direkt nach dem Login angezeigt:

  • Ausschreibungen
  • Bewerbungen
  • Aufgaben & Feedback-Anfragen
  • Nachrichteneingang

 


Ausschreibungen

Bewahren Sie mit Hilfe des Dashboards stets einen Überblick über alle aktiven Ausschreibungen und über die bald ablaufenden Stellenanzeigen.

Bewerbungen

Hier sehen Sie auf einen Blick, wenn neue Bewerbungen eingegangen sind, sowie die Anzahl der Bewerbungen in den jeweiligen Rekrutierungs-Phasen.

Aufgaben

Im Dashboard erscheinen alle offenen ToDo’s. Durch die Übersicht der offenen Aufgaben und Feedback-Anfragen wird die Zusammenarbeit mit Ihrem Team noch einfacher und schneller.

Eingang

Im Eingang erhalten Sie eine Einblick über alle Kommentar-Erwähnungen, Rückmeldungen durch Kandidaten und Feedbacks der Kolleginnen. Somit haben Sie alle Benachrichtigungen stets auf einen Blick und können diese der Reihe nach abarbeiten. Sobald Sie eine Benachrichtigung anklicken, wird diese als gelesen markiert und kann unter „Letzte Anzeigen“ erneut eingesehen werden.

Alle weiteren Abschnitte und Funktionen erreichen Sie über das Menü, welches sich links-oben befindet und durch ein Hamburger-Menü-Icon gekennzeichnet ist.

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Einstellungen

In den Einstellungen können Sie folgende Reiter ansteuern:

  • Ihr Profil
  • Organisation
  • Karriereseite
  • E-Mail

Ihr Profil: Persönliche Daten & Passwort

Im Profil-Reiter der Einstellungen können Sie Ihre persönlichen Daten hinterlegen und Ihr onapply Passwort festlegen oder ändern.

Hier haben Sie außerdem die Möglichkeit, Ihre Benachrichtigungseinstellungen zu verwalten oder Ihr Profil zu löschen.


Organisation

Unter dem Reiter „Organisation“ gelangen Sie zu folgenden Funktionen:

  • Unternehmensdaten
  • Benutzer und Rollen
  • Bereiche
  • Bewerbungsphasen
  • Allgemeine Einstellungen

Unternehmensdaten

In diesem Bereich können Sie alle relevanten Unternehmensinformationen hinterlegen, wie z.B. die Anschrift, Ihre Branche sowie einen Link zu Ihrer Webseite hinterlegen. Die entsprechenden Daten werden dann innerhalb Ihrer Ausschreibungen sowie der onapply-Karriereseite berücksichtigt.

Im Feld „Ihre Edition“ können Sie jederzeit sehen, welche onapply Edition (Personaler, Manager, Team) Sie gerade nutzen.

 

Benutzer und Rollen

Holen Sie Ihre Kollegen mit an Bord, verwalten Sie sie und vergeben Sie entsprechende Rollen und Berechtigungen. In Reiter „Benutzer“ werden Ihnen alle Mitarbeiter angezeigt, welche einen Zugang zu Ihrem onapply-Unternehmensaccount besitzen. Ihren Kolleginnen können Sie, durch einen Klick innerhalb der entsprechenden Zeile, im Nachgang eine andere Rolle zuweisen, den Status anpassen oder sogar den Zugang entfernen. In den Reitern „Standard-Rollen“ sowie „Eigene Rollen“ können Sie die durch uns vorgegebenen, aber auch Ihre selbsterstellten Rollen einsehen und verwalten.

In der Fußleiste dieses Abschnitts finden Sie zwei grau hinterlegte Buttons, welche Sie nutzen können, um weitere Kolleginnen einzuladen oder eigene Rollen anzulegen.

 

Hauptverwaltung Benutzerrollen

Innerhalb der Benutzerrollen können zwei grundlegende Funktionen unterschieden werden. Zum einen kann durch die vergabe spezifischer Berechtigungsebenen gesteuert werden, welche Informationen durch welche Mitarbeiterinnen wahrgenommen werden können. Hierbei unterscheiden wir zwische „Globale Rollen“, „Ausschreibungsbezogene Rollen“ und „Bewerbungsbezogene Rollen“:

  • Globale Rollen haben Zugriff auf alle Ausschreibungen und Bewerber eines Unternehmens.
  • Ausschreibungsbezogene Rollen haben Zugriff auf Ausschreibungen, bei welchem Sie Teil des Rekrutierungsteams sind, sowie auf Bewerber dieser Ausschreibungen.
  • Bewerbungsbezogene Rollen haben keinen Zugriff auf Ausschreibungen. Sie haben lediglich Zugriff auf Bewerbungen, zu denen Sie eine Feedbackanfrage erhalten haben.

Welche genauen Funktionen durch die Benutzerinnen wahrgenommen werden kann, ist durch die Angaben in den Checkboxen geregelt.

 

Benutzer einladen

(Diese Funktion steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie die Team-Edition nutzen)

 

Sie können Personen hinzufügen, indem Sie auf „Neuen Benutzer einladen“ klicken und die E-Mail Adresse der gewünschten Mitarbeiterinnen eingeben. Weiterhin weisen Sie bereits innerhalb diese Prozessen eine entsprechende Rolle zu. Anschließend haben Sie die Option eine persönliche Nachricht zu ergänzen, welche in Ihrer Einladungsmail angezeigt wird.

Als letztes klicken Sie auf einladen, um die Benutzerinnen anzulegen. Daraufhin wird eine E-Mail mit einem Einladungslink versendet. Um die Einladung abschließen zu können, muss sowohl der Name ergänzt, als auch ein Passwort für das Benutzerkonto festgelegt werden. Falls Sie versehentlich die falsche Person eingeladen oder eine fehlerhafte E-Mail Adresse verwendet haben, können Sie die Einladung löschen, indem Sie im Reiter Benutzer auf die entsprechende Angabe klicken und anschließend „entfernen“ auswählen.

Bereich

Unter Bereich können Sie angeben, in welcher Abteilung die jeweiligen Mitarbeiterinnen arbeiten und über den „Neuen Bereich hinzufügen“-Button können Sie weitere Ergänzungen vornehmen. Diese Funktion dient jedoch lediglich zu Übersichtszwecken.

 

Bewerbungsphasen

Die Bewerbungsphasen helfen Ihnen dabei die Übersicht zu behalten. In der Bewerberliste sehen Sie die aktuelle Phase des Ihres Rekrutierungsprozesses nach den hier festgelegten Angaben.

Die folgenden Phasen sind standardmäßig angegeben:

  • Neu
  • Vorauswahl
  • Telefoninterview
  • Interview
  • Prüfung
  • Eingestellt

Um die Phase an Ihre Unternehmensprozesse anzupassen, klicken Sie einfach auf das Dropdown Menü einer spezifischen Phase und wählen Ihren gewünschten Status aus.

 

Allgemeine Einstellungen

Hier können Sie festlegen, ob und wie detailliert Sie über neue Bewerbungseingänge via E-Mail benachrichtigt werden möchten, ob eine Erinnerung versendet werden soll, falls ein Kandidatinnen einige Zeit unberührt bleiben sollten, welche Dateiformate mit einer Bewerbung versendet werden dürfen und ob ein reCaptcha im Bewerbungsfragebogen (also eine Feststellung, dass die Bewerbung von einem Menschen durchgeführt wird) verwendet werden soll.

 


Karriereseite

Hier können Sie Ihre persönliche onapply-Karriereseite bearbeiten. Diese ist standardmäßig in unserem Angebot enthalten und soll Ihnen die Möglichkeit bieten, alle Ihre aktiven Ausschreibungen an einem Ort abzubilden. Hierfür ist keine Hilfe Ihrer IT-Abteilung notwendig.

Ein weiterer Vorteil unserer Karriereseite ist die Suchmaschinen-Optimierung:

Wir wollen natürlich, dass Ihre Seite gut gefunden wird. Deswegen haben wir Ihre Karriereseite schon einmal optimiert. Was heißt das? Wir haben unter anderem folgende Dinge definiert: Canonical-Tag, die Überschriften-Hierarchie, Title und Description.

Wir werden auch in Zukunft daran arbeiten, natürlichen Traffic auf Ihre Karriereseite zu bringen.

 

Sollten Sie bereits eine eigene Karriereseite besitzen, die Sie weiterhin verwenden wollen, können Sie sich auch gerne für eine Einbindung der über uns geschalteten Stellenanzeige an uns wenden. Dadurch wird eine Liste aller ausgeschriebenen Vakanzen auf Ihre Webseite gebracht, welche sich automatisch aktualisiert und somit eine doppelte Pflege Ihrer Homepage hinfällig macht.

 

Der Abschnitt der Karriereseite setzt sich aus den folgenden Reitern zusammen:

  • Beschreibung
  • Design
  • Links
  • Feed
  • Kontaktdaten (Dieser Reiter ist nur in der Pro Version verfügbar und falls Sie mehrere Karriereseiten wahrnehmen)

Beschreibung

In diesem Abschnitt können Sie den wesentlichsten Inhalt Ihrer onapply-Karriereseite hinterlegen.

Weiterhin habe Sie hier die Möglichkeit, über einen Klick auf das orangene Plus-Zeichen oben rechts, weitere onapply-Karriereseiten zu ergänzen. Da diese Funktion jedoch zunächst durch uns freigeschaltet werden muss, möchten wir Sie bitten sich diesbezüglich an uns zu wenden, sollte Sie weitere Karriereseiten in Anspruch nehmen wollen.


 

Sprache

Sie können Ihre Karriereseite in Deutsch und in Englisch erstellen.


 

Branche  

Hier können Sie angeben, welcher Branche Ihr Unternehmen zuzuordnen ist


 

Über uns

Außerdem ist an dieser Stelle Platz für einen kleinen „Über uns“ Text. Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf und erzählen Sie Ihren Bewerbern, was sie über Ihr Unternehmen wissen sollten.


 

Beschreibung Ihres Bewerbungsprozesses

Weiterhin können Sie potentiellen Bewerberinnen mitteilen, wie Ihr typischer Bewerbungsprozess aussieht.

 

Design

Im Reiter Design finden Sie Optionen, um das Layout Ihrer onapply-Karriereseite anzupassen. Diese Informationen werden auch vereinzelt in Ihren Stellenanzeigen berücksichtigt. 


 

Unternehmens-Hintergrundfarben

Nachdem Sie hier Ihre Unternehmens-Hintergrundfarbe im HEX-Format hinterlegt haben, wird sowohl Footer der onapply-Karriereseite als auch in den Ausschreibungen entsprechend farblich gestaltet. Weiterhin ist hiervon auch der „Jetzt Bewerben“-Button betroffen, sollten Sie keine individuelle Einstellung in den Stellenanzeigen vornehmen. 

 

Tipp: Sie kennen Ihren Farben HEX-Code nicht? Fragen Sie in der Marketingabteilung nach oder nutzen Sie einen „Colorpicker“ oder http://webcolourdata.com/.


 

Unternehmens-Textfarbe

Die Unternehmens-Schriftfarbe bestimmt die über die Gestaltung des textes, der sich sowohl im Footer der Karriereseite und einer jeden Ausschreibung befindet sowie über den Schriftzug im „Jetzt Bewerben“-Button.

 

Tipp: Wenn Sie eine dunkle Unternehmens-Hintergrundfarbe nehmen, nutzen Sie eine helle Unternehmens-Textfarbe und umgekehrt.


 

Logo

Sie können ein Logo für Ihre Karriereseite sowie Ihre Stellenanzeigen an dieser Stelle hinterlegen. Dieses wird anschließend automatisch an der entsprechenden Position links-oben ergänzt. Dieses sollte in hoher Auflösung vorliegen (Mindestgröße 200×200 Pixel) und idealerweise eine eher quadratische Form besitzen.


 

Titelbild

Weiterhin können Sie ein Bild für Ihre Karriereseite hochladen. Dieses sollte im Querformat vorliegen sowie eine Größe von 1200 x 400 Pixel (entspricht einem Verhältnis von 3 zu 1) haben.

 

 

Links

URL

Oben finden Sie die URL zu Ihrer onapply-Karriereseite. Diese wurde bereits bei der Registrierung mit der Angabe Ihrer Homepage festgelegt. Sollten Sie diese URL nochmal ändern wollen, melden Sie sich bitte bei uns.


 

Link zu Ihrem Impressum

An dieser Stelle können Sie den Link zu Ihrem Impressum hinterlegen. Im Footer Ihrer onapply-Karriereseite und den Ausschreibung wird dadurch eine entsprechende weiterleitung geschaffen.


 

Link zu Ihren Datenschutzbestimmungen

Weiterhin können Sie die URL Ihrer Datenschutzerklärung einfügen, um auch diese An dieser Stelle können Sie den Link zu Ihrem Impressum hinterlegen. Im Footer Ihrer onapply-Karriereseite und den Ausschreibung wird dadurch eine entsprechende weiterleitung geschaffen.


 

Google Analytics

Möchten Sie Ihre Karriereseite mit Google Analytics tracken? Dann können Sie hier Ihren Trackingcode eingeben, diesen finden Sie in Ihrem Google Analytics Konto.

 

Feed

Feeds

Sie möchten die Stellenanzeigen, die Sie mit onapply bms erstellen, auf Ihrer vorhandenen Karriereseite veröffentlichen?

Mithilfe unseres Karriereseiten-Feeds (per .xml oder .json) können Sie die Stellenanzeigen vollständig in Ihrem eigenen Corporate Design in Ihre Karriereseite  integrieren. Der Feed wird automatisch aktualisiert, sobald Sie eine Ausschreibung in onapply bms aktivieren, anpassen oder deaktivieren.

Kontaktieren Sie uns gerne, falls Sie Fragen zum Feed haben oder Hilfe benötigen den Feed in Ihre Website zu integrieren.


 

Link zu Ihrer selbsterstellten Karriereseite

Sollten Sie lieber Ihre eigene Karriereseite nutzen wollen, können Sie an dieser Stelle den Link zu Ihrem entsprechenden Stellenportal hinterlegen. Sobald potentielle Bewerberinnen innerhalb der Stellenanzeigen auf den “Zurück”-Button klicken, werden diese dann nicht mehr an unsere onapply-Karriereseite weitergeleitet, sondern gelangen direkt zu dem entsprechenden Abschnitt Ihrer Homepage.

 

Kontaktdaten

(Dieser Reiter steht Ihnen nur zur verfügung, wenn Sie die Team -Edition nutzen und falls Sie mehrere Karriereseiten verwenden)

 

Falls Sie mehrere onapply-Karriereseiten verwenden, um darüber unterschiedliche Gesellschaften zu verwalten, können Sie an dieser Stelle individuelle Unternehmensdaten hinterlegen, welche von den im Reiter Organisation getätigten Angaben abweichen. Sollten Sie hier keine Änderungen durchführen wird weiterhin auf diese Informationen zurückgegriffen, welche in grau hinterlegt sind.

 


E-Mail

An dieser Stelle finden Sie ein Übersicht aller E-Mail Vorlagen, welche Sie für die E-Mail-Kommunikation mit Ihren Bewerberinnen nutzen können. Die hier enthaltenen Standardvorlagen können anpassen sowie um weitere Vorlagen ergänzt werden.
Weiterhin können Sie in diesem Reiter Absender anlegen und mit gewissen Informationen hinterlegen, welche Ihnen beim Versenden einer Nachricht als Signatur dienen.

 

E-Mail Vorlagen

Um eine neue Vorlage anzulegen, klicken Sie einfach auf den orangenen Button am unteren Ende des Abschnitts, um den Vorlagen-Editor zu öffnen.

  • Name & Beschreibung: Zunächst geben Sie Ihrer Vorlage einen Namen und eine optional auch eine Beschreibung, die dann in der Übersicht angezeigt werden
  • Absender: Im nächsten Schritt wählen Sie unter den Absendern einen Eintrag aus, welcher standardmäßig dieser E-Mail Vorlage zugewiesen werden soll. Der dort hinterlegte Name wird dann auch den Bewerberinnen in der erhalten E-Mail als Absender angezeigt. Bevor Sie eine Nachricht an die Kandidatinnen versenden, können Sie immer noch einen anderen Absender verwenden.
  • E-Mail Betreff: Hier legen Sie fest, welcher E-Mail Betreff den Bewerberinnen angezeigt werden soll.
  • Variablen: Sie haben die Möglichkeit auf unterschiedliche Variablen zurückzugreifen, welche in den Fließtext integriert werden und vor dem Absenden einer E-Mail die Daten einfügt, für wen die E-Mail bestimmt ist oder die in unserem System hinterlegt wurden. Das ist besonders praktisch bei Massenmails (Hinweis: in der Manager- und Team-Edition möglich).
    • {!greetings}: Erzeugt eine Bewerber-Anrede, also z.B. “Sehr geehrte Frau Mustername” oder “Sehr geehrter Herr Mustername”.
    • {!salutation}: Ergänzt ausschließlich die gewählte Anrede der Bewerberin, also “Frau” oder “Mann”.
    • {!firstName}: Hinterlegt den Vornamen der Bewerberin.
    • {!lastName}: Ruft den Nachnamen der Bewerberin auf.
    • {!companyName}: Bildet den Unternehmensnamen ab, welcher im Abschnitt Unternehmensdaten hinterlegt wurde.
    • {!companyAddress}: Erzeugt eine Information hinsichtlich der Firmenanschrift.
    • {!positionName}: Gibt den Titel der Ausschreibung an.
    • {!talentPoolInvitationLink}: Erzeugt einen Einladungs-Link zum Talentpool, welcher einer spezifischen Bewerbung zugeordnet ist und daher durch das Akzeptieren der Anfrage die Kandidatinnen automatisch in den Talentpool überträgt.
    • {!appointmentInfo}: Generiert ein Textfeld, welches sowohl alle wichtigen Informationen hinsichtlich eines Interviewtermins enthält, als auch zwei Buttons erzeugt, mit denen sowohl die Bewerberinnen als auch die eingeplanten Interviewer zu- oder absagen können. Diese Funktion ist nur dann nutzbar, wenn die geplante Nachricht im Zuge der Bewerber Einladung versendet wird
    • {!signature}: Ruft die Absenderdaten ab, welche im entsprechenden Abschnitt hinterlegt wurden und erzeugt somit eine Signatur. 
  • Textfeld: Im Textfeld können Sie Ihre Mail formulieren und formatieren.

Unter „Vorschau“ können Sie sich jederzeit anschauen, wie Ihre Vorlage aktuell aussieht. Sie können im Betreff und im Textfeld auf unsere Variablen zurückgreifen, welche automatisch durch spezifische Informationen ersetzt werden.

Automatisierte Vorlagen

Unter „Automatisierte Vorlagen“ finden Sie Vorlagen, die automatisch vom System verschickt werden. Dazu zählt die Eingangsbestätigung, die an jeden Bewerber nach seiner Bewerbung sofort versendet wird. Natürlich können Sie auch diese Vorlagen abändern und anpassen.

 

Absender

Hier finden Sie alle Absender, welche von Ihrem Account verwendet werden können. Um eine neuen Absender hinzuzufügen, nutzen Sie den orangenen Button unterhalb des Abschnitts. Tragen Sie oben den Absendernamen ein, geben Sie an, ob alle Benutzer Ihres Unternehmens auf den Absender zurückgreifen können und ergänzen Sie im unteren Textfeld weitere Informationen, welche bei Nutzung der Variable {!signature} als Signatur fungieren. 

 

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Ausschreibungen

Übersicht über Ihre Ausschreibungen

Aus dem allgemeinen Menü heraus gelangen Sie zu Ihren „Ausschreibungen“. Diese Übersicht ist das Herzstück Ihrer Stellenanzeigen und ermöglicht Ihnen auf einen Blick zu sehen, welche Ausschreibungen derzeit online sind und wie viele Bewerbungen jeweils eingegangen sind. Mit einem Klick auf die entsprechend Anzeige erhalten einen detaillierten Informationen zu der Ausschreibung sowie die Anzahl der Kandidatinnen in ihrer entsprechenden Rekrutierungsphase. Aus dieser Übersicht können Sie in Ihre bestehenden Vakanzen gehen, sie bearbeiten, kopieren oder löschen, und Sie können neue Stellenanzeigen erstellen.

Oberhalb der aufgelisteten Ausschreibungen befindet sich eine Leiste mit verschiedenen Funktionen:

  • Online: Mit einem Klick auf „Online“ können Sie sich alle Ausschreibungen anzeigen lassen, welche derzeit on- bzw. offline sind.
  • Berufsfelder: Hier können Sie nach gewissen Berufsgruppen filtern.
  • Standorte: Hier können Sie nach Standorten filtern.
  • Alle Karriereseiten: Sollten Sie mehrere onapply-Karriereseiten verwenden, können Sie sich hierüber alle Ausschreibungen anzeigen lassen oder nur jene, die einer bestimmten Karriereseite zugeordnet sind.
  • Suchleiste: Sie können in der Suchleiste nach einer spezifischen Ausschreibung suchen, indem Sie den Stellentitel angeben

 


Erstellung einer Stellenausschreibung

Mit einem Klick auf das orangene Plus-Zeichen in der Ausschreibungsübersicht können Sie in 4 Schritten eine neue Ausschreibung erstellen.

Diese passen sich wegen des HTML-Formats automatisch an die Größe des Browsers Ihrer Bewerberinnen an. Dadurch fällt lästiges Zoomen und Scrollen weg. Ihre Stellenanzeigen sind mobil- und suchmaschinenoptimiert.

1. Schritt: Ausschreibungsinformationen

In diesem Abschnitt legen Sie zunächst den Ausschreibungstitel, das Berufsfeld, die Art der Anstellung sowie einen oder mehrere Standorte fest und geben mit dem Bewerbungsschluss an, wie lange Ihre Vakanz zu besetzen ist.

 

2. Schritt: Stellenanzeige

Hier erstellen Sie Ihrer Stellenanzeige. Dieser Reiter ist in verschiedene Abschnitte unterteilt, welche sich nach belieben umstrukturieren lassen. Sobald Sie mit der Maus über einen dieser Bereiche fahren, erscheint ein “Stift”-Icon sowie ein “Gleichheitszeichen”. Diese können genutzt werden können, um den Inhalt des Abschnitt anzupassen oder diesen in seiner Position zu verschieben.

Standardmäßig sind die folgenden Themenblöcke hinterlegt:

  • Einstellungen: Dieser Abschnitt bildet die Kopfzeile Ihrer Stellenanzeige und beinhaltet das Unternehmenslogo sowie alle wichtigen Daten, welche im Reiter “Informationen” hinterlegt wurden.
  • Bildabschnitt: In diesem Feld können Sie bis zu drei Bilder hochladen, welche anschließend als Slide-Show dargestellt werden. Idealerweise verwenden Sie dafür Fotos im Querformat mit dem Seitenverhältnis 2,5 zu 1, was etwa 1140 x 456 Pixel entspricht. Erlaubt sind nur Bilder mit einer Größe von max. 2 MB.
  • Textfelder: Es gibt fünf verschiedene Textfelder auf die Sie zurückgreifen können: Die “Einleitung”, die “Aufgaben”, das “Profil”, “Vorteile” sowie die “Kontaktinformationen”. Jeder dieser Bereiche kann zunächst mit einer Überschrift versehen und hinsichtlich seiner Fensterbreite angepasst werden.
    Weiterhin werden hier alle relevanten Informationen zu Ihrer Ausschreibung eingetragen und können mit gewissen Funktionen Formatiert werden.
    Damit Sie eine Orientierung haben, welche Details in welchem Abschnitt hinterlegt werden sollten, können Sie Ihre Eintragungen anhand unserer hinterlegten Beispiele vornehmen. Diesbezüglich empfehlen wir Ihnen sich auch noch einmal unsere Musterausschreibung anzuschauen, welche Sie hier (Link hinterlegen) finden.

Hinweis: Zwar lassen sich in die Textfelder auch andere Formatierungen oder sogar Bilder via Copy&Pase einfügen, da jedoch für eine Ausspielung auf unseren Partnerportalen ein gewisser Standard erfüllt sein muss und Ihre Stellenanzeige optimiert erscheint, ist es notwendig sich ausschließlich auf die durch uns zur Verfügung gestellten Formatierungs-Optionen zu beschränken. Andernfalls kann keine Veröffentlichung Ihrer Ausschreibung gewährleistet werden.

  • Videoabschnitt: Weiterhin haben Sie die Möglichkeit ein kurzes Unternehmensvideo in Ihre Stellenanzeige zu integrieren, welches Sie zuvor auf YouTube oder Vimeo hochgeladen haben. Dieser Abschnitt ist in unserer standardansicht nicht enthalten und müss erst über die Funktion “Neuer Abschnitt” ergänzt werden.
  • Kartenabschnitt: Außerdem können Sie eine Google Maps-Karte in Ihrer Ausschreibung hinterlegen. Auch dieses Feld muss zunächst über die Option “Neuer Abschnitt” hinzugefügt werden.

Sollten Sie einen dieser Themenblöcke nicht benötigen, können Sie diesen im Bearbeiten-Modus löschen. Diese lassen sich erneut einfügen, sobald Sie auf den “Neuer Abschnitt”-Button klicken, welcher sich rechts am unteren Bildschirmrand befindet.

Auch weitere Einstellungsmöglichkeiten finden Sie in der Fußleiste dieses Fensters. So können Sie die “ Farben & Sprache” Ihrer Ausschreibung verändern, den bisherigen Stand Ihrer Stellenanzeige als “Vorlage speichern” oder statt einer manuellen Eingabe der einzelnen Parameter, auf eine bestehende Vorlage zurückgreifen und diese “Laden”.

3. Schritt: Fragebogen

Nun geht es im dritten Schritt darum das individuelle Bewerbungsformular zu erstellen. Hierdurch können Sie die Bewerberinnen alle relevanten Informationen abfragen, die Sie für den Bewerbungsprozess benötigen. Wir haben gelernt, dass drei bis fünf Fragen am besten funktionieren. In diesem Video erfahren Sie, wie Sie ein Bewerbungsformular erstellen und welche Vorteile Sie damit haben.

 

4. Schritt: Veröffentlichen

Bevor Ihre Stellenanzeige live geschaltet wird, können Sie diese Mit unserer “Vorschau” noch einmal überprüfen. Alles richtig? Dann können Ihre Stellenanzeige und Ihr Formular das Licht der Welt erblicken. Aktivieren Sie jetzt Ihre Ausschreibung, damit sich Interessenten auf diese Stelle bewerben können. Die Anzeige ist dann automatisch auf Ihrer onapply bms Karriereseite zu sehen, welche sich unter Anderem durch den entsprechenden Abschnitt weiter unten aufrufen lässt. Wenn Sie die Anzeige lieber erstmal als Entwurf speichern möchten, können Sie diese natürlich auch deaktiviert lassen und finden die Anzeige dann in der Ausschreibungsübersicht unter dem Status “Offline”.

 

Anschließend geht es darum Ihre Stellenanzeige auch zu verbreiten:

  • Soziale Medien: Im Abschnitt “Soziale Medien” haben Sie Möglichkeit, Ihre Ausschreibung als Post zu teilen, via E-Mail an potentielle Interessentinnen zu verschicken oder auszudrucken.

  • onapply-Reichweite: Über den Button “Kostenlos Schalten” bringen Sie Ihre Ausschreibung auf unsere zehn Partnerportale, welche an dieser Stelle via Logo ersichtlich sind. Dieser Vorgang kann je nach Plattform bis zu 24 Stunden dauern.
    Nachdem Sie die Veröffentlichung angestoßen haben, wird der Platz an dem sich der ursprüngliche Button befunden hat durch einen neuen ersetzt, welcher es Ihnen ermöglicht Ihre Stellenanzeige auf den jeweiligen Jobbörsen aufzufinden. Sollten Sie nicht auf Anhieb fündig werden und die Anzeige bereits länger geschaltet sein, empfiehlt es sich noch einmal nach Ihrem angegebenen Unternehmensnamen zu suchen. Dies ermöglicht häufig eine genauere Suche und zeigt Ihnen alle Ihre Ausschreibungen am gewählten Standort an.
    Außerdem erscheint parallel dazu auf der rechten Seite ein Button “Einstellungen”, mit dem Sie nachträglich die Zuordnung bei der Agentur für Arbeit anpassen können.

  • Premium Jobbörsen: An dieser Stelle werden Ihnen alle Buchungen angezeigt, welche Sie zusätzlich zur kostenlosen onapply-Reichweite getätigt haben. Weiterhin können Sie von hier aus in unseren Shop gelangen und unterschiedliche Premium Jobbörsen oder vordefinierte Anzeigenpakete für den passenden Jobbörsen-Mix wahrnehmen und damit Ihre Reichweite zusätzlich zu erhöhen. Diese können Sie ganz einfach aus unserem System heraus buchen und somit über uns Multiposting, bei gleichzeitig günstigen Preise betreiben.‍

 

Fertig ist Ihre Stellenanzeige! Bei Fragen oder Problemen stehen wir Ihnen natürlich jederzeit zur Verfügung. Sie erreichen uns unter der Telefonnummer +49 (0)69 348 7986 0.

Workflow

Im Reiter “Workflow” können Sie das “Rekrutierungsteam” festlegen sowie “Bewertungskriterien” einstellen, welche für die spätere Verarbeitung der Kandidatinnen von interesse sind.

  • Rekrutierungsteam: Im Abschnitt “Rekrutierungsteam” können Sie alle Mitarbeiterinnen hinterlegen, welche in die Besetzung der entsprechenden Position mit einbezogen werden sollen. Geben Sie dazu einfach die Namen jener Kolleginnen ein, die mit der Rekrutierung für diese Position betraut sind. Alle hier eingetragen Person haben Zugriff auf die Bewerbungen dieser Ausschreibung und werden über neue Bewerbungseingänge benachrichtigt.
  • Bewertungskriterien: An dieser Stelle können Sie verschiedene Kriterien hinterlegen, welche Sie für diese Position als besonders relevant erachten.  Bewerberinnen die dieser Ausschreibung zugeordnet sind, können anschließend im Profil anhand dieser Kriterien zusätzlich beurteilt werden.

Bewerbungen

Der Abschnitt “Bewerbungen” ermöglicht Ihnen einen Einblick über alle Kandidatinnen, welche auf dieser Ausschreibung eingegangen sind. So können Sie hier die Anzahl der Personen nach der jeweiligen Bewerbungsphase einsehen sowie feststellen, über welche Quelle eine Bewerbung bei Ihnen eingegangen ist. Sollten Sie für diese Stellenanzeige eine zusätzliche Premium Jobbörse gebucht haben, können Sie weiterhin die Kosten pro Bewerbung ermitteln.

 

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Bewerbungen

Bewerberliste

Mit einem Klick auf „Bewerbungen“ erhalten Sie in eine Übersicht aller eingegangenen Bewerbungen. Hier sehen Sie auf einen Blick, die wichtigsten Informationen zu den Bewerberinnen, können diese nach unterschiedlichen Kriterien filtern (über den orangenen Button links-oben) und entsprechend der Rekrutierungsphasen einsehen. Weiterhin können Sie sich alle Neuzugänge anzeigen lassen und sehen, anhand eines orangenen Balkens rechts neben den Bewerberinnen, ob neue Informationen zu diesen vorliegen. Aus dieser Ansicht, können Sie bereits für einzelne Kandidatinnen diverse Aktionen durchführen (durch einen Klick auf die drei Punkte rechts von jeder Bewerbung) oder aber mit unserer Mehrfachauswahl, gebündelte Anpassungen vornehmen. 


Bewerbungen manuell hinzufügen

Falls eine Bewerbung nicht über onapply bms kommt, sondern z.B. per E-Mail oder per Post, haben Sie die Möglichkeit, Bewerbungen manuell hinzuzufügen. Hierzu klicken Sie einfach in der Bewerbungsliste auf den Button “hinzufügen”.

Im folgenden Ablauf können Sie

  • die passende Ausschreibung auswählen
  • die Bewerberdaten eintragen
  • und Dateien hochladen

Der manuell eingetragene Bewerber taucht nun gemeinsam mit den anderen im Dashboard auf und kann von Ihnen so behandelt werden, als wäre die Bewerbung über das System eingetroffen. Der Bewerber erhält keine automatisierte Bestätigungsmail für seine Bewerbung.

Bewerberansicht

Wenn Sie in der Bewerbungsliste auf den Namen der einzelnen Bewerberinnen klicken, gelangen Sie zur jeweiligen Ansicht.‍

In der Kopfzeile, werden Ihnen noch einmal die wichtigsten Informationen zu den Kandidatinnen angezeigt. Außerdem können Sie an dieser Stelle die Bewerberinnen mit einer Sternebewertung oder einer einer Verschlagwortung (Tagging) versehen, welche Sie anschließend bereits in der Übersicht einsehen oder danach filtern können. Durch einen Klicken auf die drei Punkte oben rechts können Sie verschiedene Aktionen mit den jeweiligen Kandidatinnen durchzuführen (siehe Bewerberinnen verwalten):

  • Status ändern
  • “Als ‘abgelehnt’ markieren” oder die “Absage zurücknehmen”
  • Bewerber anschreiben
  • Bewerber einladen
  • Feedback anfragen
  • Extern teilen
  • Bewerbung verschieben
  • Bewerbung herunterladen
  • Bewerbung löschen

Ansonsten ist die Bewerberansicht ist in zwei Bereiche aufgeteilt: “Status” und “Profil”

Status

  • Verlauf: Alle Aktionen, die mit den Bewerberinnen bereits durchgeführt wurden, beispielsweise abgegebene Kommentare oder bisher versendete und empfangene E-Mails, können Sie im Verlauf nachverfolgen.
  • Kommentieren: In der Fußleiste ist ein kommentieren der Bewerberinnen möglich. Hier können Sie alle wichtigen Informationen eingeben sowie im Verlauf hinterlegen lassen, welche Sie für wichtig erachten. Weiterhin haben Sie hier die Möglichkeit eine Verschlagwortung (Tagging) vorzunehmen, welche über das Raute-Symbol (#) tätigen oder können gezielt Kolleginnen mit dem @-Zeichen  ansprechen.
  • Feedback: Anhand der Daumen sowie eines Eingabefeldes können Sie eine Bewertung abgeben. In der Bewerbungsübersicht wird die durchschnittliche Bewertung des Bewerbers angezeigt. Zudem können Sie Feedback von Ihren Kollegen für einen Bewerber anfragen. Ihr Kollege erhält eine E-Mail mit dem Link zur Bewerbung und kann sein Feedback geben.
  • Aufgaben: Klicken Sie auf Aufgabe, um eine neue Aufgabe zu erstellen. Geben Sie den Text ein und fügen Sie es durch das graue Pluszeichen hinzu. Klicken Sie auf die drei Punkte um alle erledigten Aufgaben zu sehen.

Profil

  • Bewerberinformationen: Hier können Sie die persönlichen Daten (Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse) des Bewerbs sehen und anpassen. Klicken Sie hierfür einfach auf das entsprechende Feld. Falls Sie bei der Erstellung des Fragebogens Gebrauch von der Gewichten-Funktion gemacht haben, sehen Sie an dieser Stelle auch wie hoch das Matching mit Ihren Ansprüchen ist.
  • Dokumente: Hier werden hochgeladene Dateien, z.B. der Lebenslauf, angezeigt. Sie sehen die Informationen des Bewerberfragebogens und können eine nachträglich eingereichte Datei hinzufügen.
  • Feedback: Im Profil haben Sie ebenfalls die Möglichkeit Feedback zu geben und anzufragen (siehe Status).

Bewerberinnen verwalten

  • Status ändern: Mit dieser Funktion können Sie den Status der Bewerberinnen anpassen und sie in eine andere Rekrutierungsphase überführen. Dabei ist es Ihnen auch möglich, Kandidatinnen in vorherige Phasen zu verschieben, sollten Sie diese z.B. noch einmal für eine andere Stelle berücksichtigen.
  • “Als ‘abgelehnt’ markieren” oder die “Absage zurücknehmen”: Sollte eine Bewerbung nicht zu der ausgeschriebenen Vakanz passen, können Sie über diesen Button die Kandidatinnen ablehnen, sodass diese nicht mehr in der Bewerberübersicht als aktiv erscheinen, sondern sich nun im Ordner “Abgelehnt” befinden. Da es durchaus vorkommen kann, dass Sie Bewerberinnen rückwirkend für eine andere Position berücksichtigen möchten, können Sie die Ablehnung auch wieder zurückziehen. Aus diesem Grund muss auch die Absage E-Mail manuell versendet werden. 
  • Bewerber anschreiben: Hierüber können Sie Bewerberinnen eine Nachricht zukommen lassen. Zunächst haben Sie die Möglichkeit aus einer E-Mail Vorlage sowie einem Absender auszuwählen, welche Sie unter den “Einstellungen” angelegt haben, können. Auch der E-Mail betreff generiert sich automatisch aus diesen Informationen, kann allerdings, wie der Haupttext, im nachgang noch angepasst werden. Neben verschiedenen Formatierungsmöglichkeiten stehen Ihnen noch drei grundlegende Funktionen zur Verfügung: Sie können Ihre E-Mail “Terminieren” und somit zu einem späteren Zeitpunkt versenden lassen. Diese Nachricht wird dann bereits im “Verlauf” der Bewerberansicht angezeigt und kann an dieser Stelle noch bis zum Stichtag zurückgezogen werden. Weiterhin können Sie gleichzeitig den “Bewerberstatus ändern” oder Anhänge zu Ihrer Nachricht hinzufügen.
  • Bewerber einladen: Über diese Funktion sowie unseren Kalender können Sie Bewerber zum Telefoninterview oder Vorstellungsgespräch einladen. Eine detaillierte Anleitung hierzu finden Sie unter dem Abschnitt Kalender unseres Funktionshandbuchs.

Talentpool

Sie wollen sich besondere Bewerbungen merken und / oder Bewerbungen länger als 6 Monate speichern? Dann nutzen Sie unseren onapply Talentpool. Bewerber können über unser E-Mail Funktion “Bewerber anschreiben” in den Talentpool aufgenommen werden. Hier müssen Sie lediglich die Vorlage “Einladung in den Talentpool auswählen und darauf achten, dass die E-Mail mit der folgenden Variablen {!talentPoolInvitationLink} versehen ist. Über diese wir ein spezifischer Link für die jeweiligen Kandidatinnen erzeugt, worüber diese ihren Beitritt zum Talentpool bestätigen.

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Kalender

Bewerber einladen

Über die Funktion des jeweiligen Kandidatinnen-Profils sowie unseren Kalender, können Sie Bewerber zum Telefoninterview oder Vorstellungsgespräch einladen. Einfach auf den Button “Bewerber einladen” klicken und los geht’s!


1. Schritt: Bewerber, Interviewer und Termin festlegen

Zunächst wählen Sie die jeweilige Bewerbung aus, mit der das Gespräch geführt werden soll. Anschließend geben Sie die E-Mail-Adressen aller teilnehmenden Personen aus Ihrem Unternehmen an, die an dem Termin teilnehmen sollen.

Anschließend geben Sie den Titel des Termins, das Datum sowie die Uhrzeit ein. Wenn Sie möchten, können Sie hier auch eine kurze Beschreibung eingeben, damit alle Teilnehmenden wissen, worum es bei dem Gespräch geht oder eine Adresse hinterlegen.

2. Schritt: E-Mail an Bewerberinnen

Im nächsten Schritt können Sie über den orangenen “Einladen”-Button die E-Mail an die Bewerberinnen formulieren und versenden. Hier haben Sie die Möglichkeit, eine E-Mail-Vorlage über das Dropdown zu wählen und anzupassen oder eine vollkommen neue Mail zu schreiben.

Bitte achten Sie dabei darauf, dass im Textfeld die Variable {!appointmentInfo} einbezogen wird. Hierdurch wird ein Feld mit allen wichtigen Informationen zu dem geplanten Termin generiert und die Kandidatinnen erhalten eine Auswahloption über zwei Buttons, ob sie die Einladung annehmen oder ablehnen möchten. Die Rückmeldung der Interviewerinnen und Bewerberinnen können Sie anschließend anhand des entsprechenden Symbols (ein Haken für Zugesagt, ein X-Zeichen für abgelehnt sowie ein Ausrufezeichen für Nachricht nicht versendet) in der Kalenderübersicht einsehen. Eine detailliere Ansicht dieser Information ist auch in der Terminbearbeitung möglich.

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Statistiken

Die „Statistiken“ sind in drei Reiter gegliedert, in denen Sie unterschiedliche Informationen zu Ihren Ausschreibungen sowie dem Bewerbungsprozess wahrnehmen können:

  • Überblick
  • Quelle
  • Prozess

 

Diese können Sie Anhand unterschiedlicher Daten filtern und somit die für Sie relevanten Details für einen gewissen Zeitraum, ein bestimmtes Berufsfeld, eine Spezifische Stellenanzeige oder einen gewissen Bewerbungsstatus betrachten.


Überblick

In diesem Abschnitt können Sie einsehen, wie viele Stellenanzeigen Sie im gewählten Zeitraum neu veröffentlicht haben, wie viele Bewerbungen eingegangen sind und wie viele Einstellungen stattgefunden haben.

Sollten Sie dabei auf die Nutzung von Premium Jobbörsen zurückgreifen, können Sie sich auch die entsprechenden Gesamtkosten oder die Kosten pro Kopf ausgeben lassen.

Weiterhin wird Ihnen angezeigt, wie lange der durchschnittliche Bewerbungsprozess bei Ihnen dauert.

Quelle

Hier erhalten Sie einen Einblick über die Quelle Ihrer Bewerbungen, also jenen Jobbörsen und Seiten, über die sich die Kandidatinnen bei Ihnen beworben haben.

Prozess

An dieser Stelle können Sie sich noch einmal detaillierter die Prozessdauer anzeigen lassen und darüber feststellen, wie lange sich alle Kandidatinnen innerhalb einer Rekrutierungsphase aufgehalten haben.

Diese Information können Sie auch für unterschiedliche Abteilungen einsehen.

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Haben Sie noch offene Fragen?
Melden Sie sich gern direkt bei mir oder
einfach über’s Formular!

Timur Özcan

Experte für das Bewerbermanagement
timur.oezcan@onapply.de
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