Wie wähle ich das richtige Bewerbermanagement-System aus?

Die Verwaltung von E-Mail-Bewerbungen ist mühsam und kostet viel Zeit. Der Aufwand ist ohne IT-Unterstützung kaum noch zu bewältigen. Bewerbermanagement-Lösungen können Ihnen dabei helfen, den Bewerbungsprozess zu verschlanken. Häufig werden Entscheidungen über die Anschaffung eines Systems von der Geschäftsführung oder IT-Abteilung getroffen. Dabei sollten insbesondere die Personen einbezogen werden, die das System im Alltag nutzen. Eine sorgfältige gemeinsame Planung ist das A und O. Damit Sie auf der sicheren Seite sind und Fehlinvestitionen vermeiden, haben wir 5 Tipps für Sie zusammengestellt. Sobald Sie die richtige Software gefunden haben, rentiert sich die Investition langfristig.

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Bestimmen Sie gemeinsam die internen Anforderungen

Zu Beginn ist es wichtig den Ist-Zustand zu analysieren und darauf aufbauend den Soll-Zustand zu definieren. Analysieren und überdenken Sie den kompletten Ablauf von der Stellenanzeigen-Erstellung bis zur Einstellung.

  • Wie gehen Bewerbungen aktuell ein und wie sollen sie in der Zukunft eingehen?
  • Wo werden die Bewerber*innen-Daten verwaltet?
  • Ist der aktuelle Prozess datenschutzkonform?
  • Sind Ihre Stellenanzeigen mobil-optimiert?
  • Wie funktioniert die Kommunikation mit den Kolleg*innen und wie soll sich in Zukunft ausgetauscht werden?
  • Wie läuft die Bewerber*innen-Kommunikation ab?
  • Arbeiten Sie bereits mit automatisierten E-Mails und Sammel-E-Mails?

Analysieren Sie, wo Schwierigkeiten bestehen und definieren Sie, wo es Verbesserungsbedarf gibt. Aus dieser Analyse ergeben sich die internen Anforderungen.

Legen Sie den Funktionsumfang fest

Stellenanzeigen, Formulare, Karriereseite & Schaltung

Die wichtigsten Aufgaben sind das Erstellen von StellenanzeigenFormularen und mobil-optimierten Karriereseiten sowie das Schalten der Anzeigen auf verschiedenen Plattformen (Generalisten, fachspezifische Portale und soziale Kanäle). Eine Multiposting-Funktion, die die Stellenanzeige mit einem Klick auf verschiedenen Plattformen schaltet, ist ratsam.

Bewerber*innen-Verwaltung und -Kommunikation

Außerdem sind das Erfassen eingehender Bewerbungen und die Bewerber*innen-Kommunikation relevant. Nach Bewerbungseingang sollte immer eine automatisierte Eingangsbestätigung verschickt werden. Dafür bieten viele Programme personalisierte E-Mail-Vorlagen für Zu- und Absagen sowie Termineinladungen an.

Effektive Vorselektion & Talentpool

Nachfolgend sollte ein System das Vergleichen und die Vorselektierung von Bewerber*innen ermöglichen. Qualifizierte Bewerber*innen, die zur Zeit nicht eingestellt werden können, sollten in einen Talentpool aufgenommen werden.

Mobiles Teamwork

Allen autorisierten Nutzer*innen sollte der mobile Zugriff möglich sein, um sich effizienter innerhalb des Systems auszutauschen. Daher ist es ratsam, eine Tool mit unbegrenzter Nutzer*innen-Anzahl zu wählen. So können Ihre Kolleg*innen Feedback zu Kandidat*innen geben, Sie können gemeinsam Entscheidungen treffen und gehen sicher, dass Sie die geeignete Person für Ihre Vakanz finden.

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Des weiteren sollte das Tool die Anforderungen der DSGVO einhalten. Es sollte z. B. ermöglicht werden, die Bewerber*innen-Daten herunterzuladen oder zu löschen. Hierbei ist Vorsicht geboten, ob das von Ihnen genutzte Tool einen Hard- oder Soft-Delete macht. Bei letzterem werden die Daten nur oberflächlich unsichtbar gemacht. In der Datenbank sind sie weiterhin vorhanden und können wiederhergestellt werden. Nur bei einem Hard-Delete werden alle Daten restlos gelöscht. Lesen Sie hier mehr über die DSGVO.

Statistiken

Zum Leistungsspektrum eines umfassenden Bewerbermanagement-Systems gehören Auswertungsfunktionen. Damit haben Sie alle wichtigen Kennzahlen immer im Blick, können Ihre Prozesse optimieren und Ihren Rekrutierungserfolg verbessern. Es ist empfehlenswert ein System zu wählen, das kontinuierlich weiterentwickelt wird.

Benutzerfreundlichkeit ist das A und O

Neben den Funktionen ist eine einfache Bedienung wichtig. Eine gutes Bewerbermanagement-System ist schlank und intuitiv zu bedienen. Es hat eine übersichtliche Benutzeroberfläche und zeichnet sich dadurch aus, dass es selbsterklärend ist und schnell Aktionen ausführt. Usability gehört zu den wichtigsten Kriterien der Personaler*innen und steigert die Motivation des Nutzers/der Nutzerin.

Auch für Bewerber*innen spielt die Usability eine große Rolle. Immer mehr Jobsuchende schauen inzwischen auf ihrem Smartphone oder Tablet nach Stellenangeboten. Bei der Gestaltung von Webseiten wird es daher immer wichtiger das Webdesign für mobile Endgeräte zu optimieren.

Bei der Reise des Kandidaten/der Kandidatin von der Suche eines Jobs bis zur Bewerbung sind die Karriereseiten einer der ersten Berührungspunkte mit Ihrem Unternehmen. Gestalten Sie daher die Karriereseiten so benutzerfreundlich wie möglich und vermeiden Sie, dass unzählige Klicks nötig sind. Wenn sich potenzielle Kandidat*innen unterwegs mit ihrem Smartphone auf Ihrem Karrierebereich befinden, sollten sie nicht mühsam in langen Texten hin- und herscrollen müssen.

Benutzerfreundliche Bewerbungsformulare sind ein Must-have für Ihren Recruiting-Erfolg. Wenn das Formular nicht optimiert ist, wird das Ausfüllen über kleine Smartphone-Bildschirme unmöglich. Verzichten Sie auf Bewerbungsformulare mit Login und halten Sie sich kurz. Formulare mit umständlichen Anmeldeprozeduren sprengen die Geduld der Bewerber*innen. Der Bewerbungsprozess muss barrierefrei ablaufen. Wichtig bei mobilen Bewerbungen sind die Verknüpfungen zu Xing und LinkedIn Profilen. Sie ermöglichen eine Bewerbung mit nur einem Klick.

Bewerbermanagement aus der Cloud sofort einsatzbereit

Auch technische Aspekte spielen eine wichtige Rolle. Lokale Anwendungen bedeuten hohe Anschaffungskosten, kein Support und die eigene IT Abteilung muss sich darum kümmern. Cloud-basierte SaaS-Lösungen (»Software-as-a-Service«) hingegen brauchen keine interne IT und sind in wenigen Minuten einsatzbereit. Sie sind jederzeit und überall für Sie zugänglich und erfordern keine langen Onboarding-Prozesse und keinen Implementierungs- und Wartungsaufwand.

Ob Startup, KMU oder Konzern – Bewerbermanagement-Lösungen funktionieren für jede Unternehmensgröße, auch für Unternehmen mit kleinem Budget. Es werden flexible Preismodelle angeboten und sie sind je nach Vertrag schnell kündbar. Dadurch profitieren auch kleine Unternehmen von fortschrittlichen Lösungen. Hierbei ist zu beachten, dass das Hosting und der Betrieb gemäß deutschem Bundesdatenschutzgesetz gewährleistet sind.

Datenschutz-Grundverordnung-Anforderungen im Griff haben

Mit der DSGVO hat die Europäische Union die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch Unternehmen neu geregelt und EU-weit vereinheitlicht. Auch Personalverantwortliche, die Bewerber*innen-Daten erheben, sind davon betroffen.

Bewerbungen, die per Post oder E-Mail eingehen, werden für die Einsicht an verschiedene Personen weitergeleitet und verweilen in den jeweiligen E-Mail-Postfächern oder in den Download-Ordnern. All diese Daten müssen Sie vor Missbrauch schützen und nach dem »Recht auf Vergessenwerden« löschen können. Zudem müssen Sie den Zugang zu den Bewerber*innen-Daten ermöglichen und sie so lange aufbewahren, bis ihr Zweck erlischt.

Weiterhin hat der/die Bewerber*in das Recht darauf, dass die Daten korrigiert werden – überall, wo sie sich befinden – und der/die Bewerber*in muss der Verarbeitung der Daten explizit zustimmen. Mit einem guten Bewerbermanagement-System haben Sie alle DSGVO-Anforderungen automatisch im Griff.

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Über den Autor

Das Thema Rekrutierung beschäftigt Malte schon seit dem Studium, weil die Rekrutierung das Herz jedes Unternehmens ist.

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